Fem gode råd for å unngå budsjett- og feriesprekk

Illustrasjon av en ansatt som tar ferie
Foto: Colourbox

Når du involverer medarbeiderne og planlegger arbeidsoppgavene ut over året, kan du som leder unngå budsjettsprekk og overarbeidede medarbeidere.

Publisert: 04. okt 2019, Sist endret: 08. okt 2019

På denne tiden av året får Difis arbeidsgiverstøtte mange spørsmål knyttet til utbetaling av godtgjørelse i stedet for avvikling av fleksitidstimer og ferie.

Mye å gjøre, og at ansatte ikke har fått avviklet all ferie i løpet av året, er gjerne grunnen for henvendelsen. Enkelte ansatte har opparbeidet seg mye fleksitid som skal avvikles før årsskiftet – og de har ikke fått tatt ut all ferien. Oppgaver skal løses i november og desember også. Mange ansatte er villig til å jobbe, men vil selvsagt ha kompensasjon dersom de ikke får avviklet opparbeidet plusstid og ferie.

Slik er reglene for godtgjørelse

Det enkle svaret i forhold til regelverket er at det ikke er anledning til å utbetale godtgjøring for fleksitimer og ferie.

Både arbeidsgiver og arbeidstaker har ansvar for at ferie blir avviklet i løpet av året. Om det ikke blir gjort, har den ansatte krav på å få med seg feriedager han eller hun ikke har fått avviklet til neste år. Det blir altså et press på å få avviklet ferie og avspasere plusstid for ansatte som har jobbet mye gjennom hele året.

Pålegge overtid

Løsningen for mange ledere er at de må ty til bruk av overtidsarbeid - noe som igjen gir økte kostnader og kanskje budsjettsprekk. Medarbeidere som arbeider lange arbeidsdager risikerer å bli utslitte, mindre effektive og i verste fall sykemeldte.  Å pålegge medarbeidere overtid kan være en løsning, men ofte kan det å planlegge godt, sammen med medarbeiderne, være en bedre løsning.

Difis arbeidsgiverstøtte vil anbefale at du som leder utvikler en kultur for god planlegging slik at ressursbruken stemmer med oppgavene:

  • Start å planlegge årets aktiviteter tidlig på året. Hvilke arbeidsoppgaver skal utføres gjennom året? Har dere noen perioder som er mer travle enn andre?
  • Involvér de ansatte i planleggingen slik at de kan bidra med sin kunnskap og slik at de kjenner til enhetens samlede ressursbehov.
  • Følg opp at de ansatte faktisk tar ut ferie gjennom året. Som leder har du, sammen med arbeidstaker, ansvar for at ansatte tar ut ferie. Mange er engasjerte i arbeidet sitt og trenger en påminnelse. Som leder skal du fastsette ferien etter drøfting. Ansatte har rett til å få tre uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden fra 1. juni til 30. september. Les mer om avvikling av ferie på Arbeidsgiverportalen og i ferieloven.
  • Legg gjerne en plan i samarbeid med den ansatte for hvordan plusstiden skal avspaseres før plusstiden har nådd uoverkommelig høyde. Minn ansatte på at de får strøket plusstid på fleksitid-saldoen ved datoen som virksomheten har fastsatt (vanligvis 31. desember) og at de selv har et eget ansvar for å få avviklet plusstid.
  • Gå gjennom de ansattes ferie- og avspaseringssaldo både før og etter sommerferien og ta en prat med de som har veldig høye saldoer.