Når du involverer medarbeiderne og planlegger arbeidsoppgavene ut over året, kan du som leder unngå budsjettsprekk og overarbeidede medarbeidere.
På denne tiden av året får Difis arbeidsgiverstøtte mange spørsmål knyttet til utbetaling av godtgjørelse i stedet for avvikling av fleksitidstimer og ferie.
Mye å gjøre, og at ansatte ikke har fått avviklet all ferie i løpet av året, er gjerne grunnen for henvendelsen. Enkelte ansatte har opparbeidet seg mye fleksitid som skal avvikles før årsskiftet – og de har ikke fått tatt ut all ferien. Oppgaver skal løses i november og desember også. Mange ansatte er villig til å jobbe, men vil selvsagt ha kompensasjon dersom de ikke får avviklet opparbeidet plusstid og ferie.
Slik er reglene for godtgjørelse
Det enkle svaret i forhold til regelverket er at det ikke er anledning til å utbetale godtgjøring for fleksitimer og ferie.
Både arbeidsgiver og arbeidstaker har ansvar for at ferie blir avviklet i løpet av året. Om det ikke blir gjort, har den ansatte krav på å få med seg feriedager han eller hun ikke har fått avviklet til neste år. Det blir altså et press på å få avviklet ferie og avspasere plusstid for ansatte som har jobbet mye gjennom hele året.
Pålegge overtid
Løsningen for mange ledere er at de må ty til bruk av overtidsarbeid - noe som igjen gir økte kostnader og kanskje budsjettsprekk. Medarbeidere som arbeider lange arbeidsdager risikerer å bli utslitte, mindre effektive og i verste fall sykemeldte. Å pålegge medarbeidere overtid kan være en løsning, men ofte kan det å planlegge godt, sammen med medarbeiderne, være en bedre løsning.
Difis arbeidsgiverstøtte vil anbefale at du som leder utvikler en kultur for god planlegging slik at ressursbruken stemmer med oppgavene:
- Start å planlegge årets aktiviteter tidlig på året. Hvilke arbeidsoppgaver skal utføres gjennom året? Har dere noen perioder som er mer travle enn andre?
- Involvér de ansatte i planleggingen slik at de kan bidra med sin kunnskap og slik at de kjenner til enhetens samlede ressursbehov.
- Følg opp at de ansatte faktisk tar ut ferie gjennom året. Som leder har du, sammen med arbeidstaker, ansvar for at ansatte tar ut ferie. Mange er engasjerte i arbeidet sitt og trenger en påminnelse. Som leder skal du fastsette ferien etter drøfting. Ansatte har rett til å få tre uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden fra 1. juni til 30. september. Les mer om avvikling av ferie på Arbeidsgiverportalen og i ferieloven .
- Legg gjerne en plan i samarbeid med den ansatte for hvordan plusstiden skal avspaseres før plusstiden har nådd uoverkommelig høyde. Minn ansatte på at de får strøket plusstid på fleksitid-saldoen ved datoen som virksomheten har fastsatt (vanligvis 31. desember) og at de selv har et eget ansvar for å få avviklet plusstid.
- Gå gjennom de ansattes ferie- og avspaseringssaldo både før og etter sommerferien og ta en prat med de som har veldig høye saldoer.