Folkehelseinstituttet skapte felles språk for digitalisering. Først da ble det fart på prosessen

Bilde av kvinne
Foto: FHI

- Det har vært helt avgjørende for en smidig, digital endringsreise at ansatte har en forståelse av hva begrepene innen digitalisering betyr og hva effektivisering innebærer for den enkelte, sier direktør for instituttstab, Unni Aagedal, i Folkehelseinstituttet.

Publisert: 15. des 2019, Sist endret: 09. Jan 2020

- Det er viktig å tørre å snakke om dilemmaene ved digitalisering. For eksempel at digitalisering fører til effektivisering som igjen gjør at medarbeidere kan oppleve at jobbtrygghet settes på spill, sier direktøren for instituttstaben.

Folkehelseinstituttet har de senere årene gjennomført mange omstillingsprosesser og effektivisert gjennom å digitalisere. De har blant annet gjennomført en større omlegging og modernisering av laboratorievirksomheten sin og gjennomført flere digitiseringstiltak i administrasjonen. I starten var det vanskelig å forstå hva Kommunal- og moderniseringsdepartementets digitaliseringsstrategi for offentlig sektor innebar for støttefunksjonene innen administrasjon. Sentralt i arbeidet med å forstå oppdraget sto instituttstaben og dens direktør Unni Aagedal.

Mål til instituttstab for 2019:

  • Styrke digitaliseringsarbeidet gjennom å forbedre arbeidsprosesser og utnytte digitaliseringspotensialet
  • Skape en kultur for kontinuerlig forbedring
  • Videreutvikle effektiv samhandling og samarbeid på tvers der det er hensiktsmessig
  • Kontinuerlig utvikle organisasjonen - bidra til gode endringsprosesser i instituttet.

- Jeg er ikke teknolog, men jeg har forstått at det er viktig å forstå hvilke muligheter ny teknologi gir. Digitalisering handler om menneskers bruk av teknologi. Hvor kan teknologien automatisere arbeid som tidligere ble utført manuelt? Jeg var opptatt av at vi måtte forenkle og forstå hva digitalisering faktisk betød for oss, sier Aagedal.

Ufarliggjøre og konkretisere digitaliseringene

For å løse utfordringen valgte ledergruppen i Instituttstab å arrangere et seminar på tvers av organisasjonen hvor tema var:

  • Hva er digitalisering – hvorfor?
  • Hva er innovasjon – hvorfor? 
  • Hva skal til for å få til en god digitaliserings- og endringskultur?

På seminaret ble mange begrep innen digitalisering gjennomgått og forklart, og vi forsøkte å omdanne disse til digitale tiltak. Ord som digital transformasjon, digital innovasjon og digital disrupsjon ble forklart og diskutert. Mente ansatte dette var fornuftige begrep eller bare «keiserens nye klær»?

Det å bidra til bedre forståelse av hva begrepene betyr og innebærer har vært viktig for å vise hvordan tiltakene ville påvirke hverdagen for de ansatte i virksomheten.

- Da fellesspråket var etablert, fikk deltakerne på samlingene konkrete oppgaver med å tenke gjennom dagens arbeidsprosesser og diskutere muligheter til forbedring. Ved en slik gjennomgang ble det tydelig at hver av de ulike avdelinger hadde samme utfordringer, for eksempel med leverandøroppfølging og integrasjoner med IT-systemer. Vi hadde bare ulike ord og begreper på like utfordringer, forteller hun.

Trygghet til å delta i endringsreisen

Unni Aagedal mener at det har vært spesielt én ting som har vært viktig for å skape oppslutning om de digitale endringsreisene i instituttstab i Folkehelseinstituttet. Det å tørre å snakke om dilemmaet at digitalisering fører til effektivisering som igjen gjør at medarbeidere kan oppleve at jobbtrygghet settes på spill​.

- For å få til en smidig endringsreise, så har det vært helt avgjørende at folk ikke tror at de skal miste jobben. Siden vi allerede har vært igjennom store omstillinger og har nedbemannet slik vi har gjort, føler jeg meg ganske trygg på at jeg i dag kan si at «selv om vi blir mer effektive, så skal du ikke miste jobben din». Som direktør har jeg konkret visst hvilke nye oppgaver som venter på oss. Det å skape trygghet til å tenke nytt er viktig, sier hun.

Å endre tar tid

Samtidig påpeker hun at digitalisering må gjennomføres med klokskap.

- Når du skal effektivisere 20-25 prosesser i avdelinger innen HR, økonomi, virksomhetsstyring, jus og intern drift og eiendom, må du bruke tid, kraft og klokskap for å finne ut hvordan du skal digitalisere prosessene, sier Aagedal.

Det betyr også at alle får veldig mye mer å gjøre en periode.

- Nå som vi har gjort øvelsen noen ganger, så ser de ansatte imidlertid at når effektiviseringstiltaket bokstavelig gir effekt. De ser at oppgavene kan gjøres på en mer hensiktsmessig måte, at resultatet gir redusert arbeidsmengden og at vi kan sette fokus på andre og nye oppgaver, sier Unni Aagedal.