I UDI er organisasjonsutvikling + digitalisering = sant

Illustrasjon av digitalisering i UDI, som viser at organisasjonsutvikling og teknologi er viktige komponenter i samspill.
Foto: UDI

UDI har laget arenaer for å engasjere alle sine fagområder i teknologi og innovasjon. I de tverrfaglige teamene skapes det rom for ideer, testing og dialog.

Publisert: 06. Mar 2020, Sist endret: 28. Mai 2020

UDIs nye strategi:

  • Vi leverer brukervennlige og effektive tjenester
  • Brukerne våre møter en enhetlig offentlig forvaltning
  • Ett UDI som leverer resultater sammen

Innovasjon og digitalisering er organisasjonsutvikling.  I UDI jobber de med å få alle i virksomheten til å engasjere seg i disse temaene.  For å få til dette har UDI etablert arenaer og koblet ulike fagmiljøer sammen. Anne Greibrokk, Anne Marit G Diedrichsen og Roar Lost har delt sine er faringer med oss.

OU-prosessene bør kobles på mye tidligere

Etter å ha jobbet tverrfaglig med teknologi, organisasjonsutvikling (OU) og fagavdelingene i virksomhetene, erfarer UDI at arbeidet OU gjør kan starte mye tidligere og gjennomføres parallelt med digitaliseringsprosjektene. Årsaken er at nye systemer fører til endringer som har konsekvenser for kompetanse, ledelse og organisasjonsstruktur. Derfor må tverrfaglige bidrag inn fra starten for å sikre gode beslutningsgrunnlag og bred involvering. 

UDI opplever også at arbeidsinnsatsen totalt sett blir mye mindre med samarbeidet på tvers enn om de jobber i siloer.

Slik jobber UDI:

Innovasjonsforum

UDI har etablert noe de kaller innovasjonsforum. Innovasjonsforumet består av en til to faste ressurser fra alle fagavdelinger, samt fra de interne støttefunksjonene.

I innovasjonsforumet setter de opp idélister over behov og utfordringer.

Eksempler på behov de har jobbet med:

  • Hvordan kan UDI raskere oversette informasjon til ulike språk (automatisert oversettelse)
  • Hvordan kan UDI forbedre opplæringen knyttet til asylintervjuer med barn (spillteknologi)

Innovasjonsforumet utarbeider hypoteser og vurderer om ny teknologi vil være nyttig for UDI. Hypotesene testes enten med ny og ukjent teknologi eller med eksisterende teknologi brukt på en ny måte. Deretter prioriterer de hvilke hypoteser de mener er verdt å teste ut. Testingen er i småskala, og resultatet presenteres for ledergruppen i UDI som tar beslutninger om eventuell videre satsning.

Forumet har et lite budsjett som de disponerer. Hele målet er å teste så billig som mulig ved at de fort ser om en idé bør forkastes eller utforskes mer.  Innovasjonsforumet har i 2018 og 2019 blant annet testet bruk av chatbot på HR i UDI, chatbot i veiledningstjenesten, Prosess Mining i asylprosessen og bruk av designsystem i it-utviklingsprosessen.

Flere interne arenaer for idemyldring

Innovasjonsforumet har etablert ulike interne arenaer for å få folk med seg i idemyldring. Formålet er å involvere flest mulig i å se på hvordan UDI kan gjøre ting smartere, eller bare snakke om ny teknologi for å inspirere. Eksempler på slike arenaer er innovasjonslunsjer og etter jobb-arrangementer.

Automatisering +OU = sant

Når nye systemer tas i bruk, må de begynne å jobbe på nye måter. UDI har derfor koblet sitt moderniseringsprogram med organisasjonsutviklingsprosjektet. Tverrfaglig team gir innspill på hverandres prosesser som også gir synergier på løsningene.

Sammenkobling av ulik kunnskap og erfaring 

I forbindelse med prosjektet for automatisert behandling av studietillatelse, jobbet moderniserings- og organisasjonsutviklingsprosjektet tett sammen gjennom flere arbeidsmøter.

Organisasjonsutviklingsprosjektet bidro blant annet med erfaring om hvordan de har forenklet saksbehandlingsprosesser på andre områder, for eksempel ved å bruke prinsippene fra Lean. Moderniseringsprogrammet ga innspill på hvilke muligheter teknologien gir, og hvordan disse muligheten kan brukes til å tenke annerledes og forbedre dagens saksbehandlingsprosess.

Viktig med tydelige ansvar og roller

UDI understreker at et viktig suksesskriterium er at de formelle rammene rundt prosjektene må være på plass. Det må være tydelige roller - hvem har ansvar for hva, hvem eier budsjettet og hvem er systemeier.

Det er også viktig med tydelig eierskap, og eierskapet ligger i fagavdelingene. Det er der innovasjonen eller digitaliseringen skal skje, og det er der organisasjonsendringene kommer. OU må støtte fordi fagavdelingene ikke alltid har erfaring med større endringsprosesser og trenger hjelp og støtte til å gjennomføre dette på en god måte.

Process mining for saksbehandlere

For å vurdere forbedringer i sine saksbehandlingsprosesser, har UDI innført «process mining» for å se på tidsbruken i de ulike fasene av saksflyten, for eksempel i en søkeprosess om oppholdstillatelse.

Analysene gjøres basert på de dataene UDI allerede har registrert i sine systemer. Resultatet viser hvor det eventuelt er flaskehalser i saksgangen. Dette er et viktig grunnlag for dem når de ser på hvilke tiltak de bør sette i gang.

UDI vil ha med alle medarbeidere på digitaliseringsreisen

Hensikten med de ulike tiltakene er at UDI ønsker å vri «skuta» fra å være analog til å øke bevisstheten rundt hva innovasjon er. Målet er at alle, uansett digital kompetanse, skal føle seg hjemme på disse arenaene.

Med dette ønsker UDI å oppnå større modenhet og trygghet rundt digitalisering og at dette er en reise alle medarbeidere er med på.

Ønsker du å lese flere erfaringsdelinger fra statlige virksomheter? Vi har samlet og sortert våre erfaringssaker etter tema: