— Godt samarbeid mellom HR og kommunikasjon gir bedre endringsprosesser

Kommunikasjon av endringer er en av de største utfordringene i endringsprosesser. Vi har snakket med Andrea Kilen i Mattilsynet om hva som kan bidra til større forståelse for endring.

Publisert: 27. Jan 2021, Sist endret: 27. Apr 2021
portrett av kvinne

Andrea Kilen har vært kommunikasjonsdirektør i Mattilsynet. Nå er hun fagdirektør samme sted og skal jobbe med omstilling og endring i tilsynet.

Foto: Privat

I starten av sin karriere jobbet Andrea Kilen i HR før hun gikk over til å jobbe med kommunikasjon (KOM). Hun har erfaringer fra blant annet Telenor, NAV, og Politidirektoratet, og jobber nå med utviklingsoppgaver for administrerende direktør i Mattilsynet.

I 2020 vikarierte hun som kommunikasjonsdirektør samme sted, samtidig som direktør Ingunn Midttun Godal startet et større arbeid med å endre tilsynet.

Kommunikasjon + HR = sant

Andrea har jobbet med endringskommunikasjon i flere år. Hun er klar på at et nært samarbeid mellom HR og kommunikasjon er svært fruktbart.

Andreas 5 tips for å lykkes med å kommunisere endring

  1. Ikke skap kunstig skille mellom endrings-kommunikasjon og endringsledelse – jobb sammen
  2. Gi ledere og ledergrupper trening i kommunikasjon
  3. Løft frem brukerhistoriene, de vil skape forståelse for endringsbehovet
  4. Vær i kontakt med hele organisasjonen
  5. Lytt til organisasjonen og de eksterne brukerne og juster kursen hvis nødvending

 

— Både HR og kommunikasjonsavdelinger har mulighet til å bidra klart strategisk inn i forretningsmodellen virksomheten leverer på. Samtidig kan vi lett bli «hengende» litt på siden av prosesser. Vi bør hjelpe hverandre i å være felles strategiske støttespillere for virksomheten, sier Andrea Kilen til Arbeidsgiverportalen.

Istedenfor å konkurrere om toppleders oppmerksomhet, bør HR og KOM tenke mer integrert.

— Jeg ser og hører om mange eksempler på det som skjer nå, blant annet som følge av koronahåndteringen, sier Andrea. Tydelig kommunikasjon er helt avgjørende for en leder som skal skape resultater, og HR har åpenbare oppgaver med å støtte lederne i gjennomføring av endringer, og utvikle ledergrupper.

Mellomlederen spiller en viktig rolle

Andrea er opptatt av hele lederlinjen. Kommunikasjonsenhetene jobber ofte mye med toppleder, men Andrea mener at innsats, tid og ressurser bør legges på alle ledernivåer. Ettersom store deler av det å skape forståelse for hvorfor endringer er nødvendig foregår i lederlinjen, blir det heller ikke godt nok kun å konsentrere seg om hva som legges på intranett og hva toppleder skal si.

— Jeg vil si at den viktigste støtten i endring må rettes inn mot mellomlederne, både i ren lederutvikling, men også god informasjon om hvilke endringer som kommer, hvordan de kommer, hvordan mellomlederne kan bidra og hvordan både mellomleder og ansatte kan komme med innspill, innsigelser og behov for justeringer. Dette er prosesser som ikke skjer i det ene allmøtet eller på intranett, men som er en del av leder- og medarbeiderdialogen, sier hun.

— Det er mellomlederne som snakker med medarbeidere og får innspill som de kan ta med seg oppover i linja. Medarbeiderne og de eksterne brukerne vil merke endringene. Å jobbe brukerorientert, som staten skal, innebærer jo å la brukerne ta del i utforming av tjenester som angår dem. Og da er det viktig at disse blir tatt alvorlig og blir vurdert.

Tilby kommunikasjonstrening til ledere

Andrea ser ofte at de lederne som ikke tar eierskap til endringen selv, men kun peker til krav fra toppledelse eller politikere, får det mer krevende med å lykkes med endringer i egen enhet.

— Vi må hjelpe lederne til å forstå endringens konsekvenser og muligheter for eget område og til å kunne kommunisere dette til medarbeiderne. Derfor bør de tilbys støtte for eksempel i form av ledertreninger i endringskommunikasjon.  Jeg har trent ledergrupper i å forstå og sette ord på endringsbehovet, se hvordan de som berøres av endringen opplever det, og hvordan involvere og snakke om endringen eller reformen på språket medarbeiderne bruker, sier Andrea Kilen.

 Vil du lære mer om endringsledelse?