Digitale møter

Her finner du gode råd, erfaringer og verktøy som vi samlet sett håper kan bidra til gode digitale møter – både fra hjemmekontoret, og når vi kommer tilbake på jobb.

Publisert: 26. Mar 2020, Sist endret: 28. Mai 2020

 

Praktiske og tekniske råd for digitale møter

Felles forståelse av møtets formål, rammer og forventninger blir ekstra viktig når vi ikke sees. Gode forberedelser hos både møteleder og møtedeltakere er derfor avgjørende.  

Overordnet alt er dette: Hold tiden, start opp og avslutt møtet på oppsatt tidspunkt. Det gjelder både for møteleder og møtedeltakere.

Forberedelser før møtet

Møteleder: 

  • Møteleder sender ut forslag til agenda.
  • Møteleder ber om innspill på om det er annet deltakerne vil ta opp.
  • Send deretter ut en tydelig agenda, der hvert punkt på agenda er merket med sakstype: til informasjon, diskusjon eller beslutning.
  • Be sakseiere formulere en tydelig bestilling på hva de ønsker innspill på.
  • Vær klar på hva som forventes av forberedelser, både hos sakseier og møtedeltakere.  

​​​​Alle: 

  • Finn et egnet sted å gjennomføre møtet, uten for mange avbrudd eller forstyrrelser.
  • Sett PC’n rett foran deg, for eksempel ved å legge noen bøker under, slik at kameraet får ansiktet ditt i fokus og ikke taket eller omgivelsene.
  • Lag litt luft mellom møtene, for eksempel gjennom å kalle inn til 30 - 45 minutters møter i stedet for de vanlige timesmøtene.

Under møtet

Lyd:

  • Sett mikrofonen på mute eller slå av mikrofonen på PC-en når du ikke snakker, for å unngå forstyrrende lyder og bakgrunnsstøy i møtet. 
  • Bruk øretelefoner for å unngå ekko på lyd.

Bilde:

  • Gjør bakgrunnen din uskarp, for å unngå at omgivelsene stjeler oppmerksomhet.
  • Se inn i kameralinsen for å ha øyekontakt med de andre møtedeltakerne, og ikke på bildet av deg selv.
  • Vink eller si hei i chatten når du kommer inn i møtet, for å vise at du er tilstede.

Dialog/ordstyring:

  • Dersom dere få deltakere i møtet (>5 personer),  gi tegn for at du vil si noe ved å holde opp to fingre mot kameraet.
  • Dersom dere er mange deltakere, tegn deg til innlegg eller replikk ved i chatten. For felles forståelse av begrepene: Innlegg = lengre innlegg, replikk = korte kommentarer på noe andre har sagt.
  • Bruk emojiene i chatten til å støtte eller si deg uenig i det som blir sagt, det gir møteleder en viktig indikasjon på stemningen i gruppen.
  • Møteleder følger med på chaten, og stopper opp med jevne mellomrom for en kjapp høytlesning av det som har kommet opp.
  • Plasser diskusjoner, avsporinger eller innlegg som ikke finner plassen sin i møte på en «parkeringsplass», for å ta det opp på et senere møte.

Etter møtet

  • Lag et felles referat eller oppsummering av møtet.
  • Gjør dette tilgjengelig for alle på egnet sted.
  • Fordel oppfølgingspunkter, og følg opp disse. 

Basistips til deg som aldri har hatt digitale møter

 

Digital møteledelse

På digitale møter er det avgjørende at teknikken fungerer, at møtet har en god struktur og tydelig møteledelse. Aktiv deltakelse og fremdrift krever at du som møteleder har planlagt godt, og tar i bruk funksjonaliteter for å involvere og aktivere deltakerne underveis. Felles forventninger gir deltakerne trygghet til å delta i samtalen både på chat og på video. Her er noen  gode råd om hvordan du kan lykkes med digital møteledelse.

1. Vær tydelig på hensikten med møtet

Klare bestillinger er viktig i digitale møter. Tenk over hva du ønsker skal komme ut av møtet og kommuniser tydelige forventninger til deltakerne. Skal du informere eller trenger du innspill? Skal dere ta beslutninger i møtet?   

2. Forklar hvordan logge seg på

Beskriv hvordan deltakerne skal logge seg på i innkallingen, og hva de skal gjøre hvis de ikke klarer det. Du bør ha kjennskap og tilgang til flere løsninger, slik at du har alternativ dersom det valgte videomøteverktøyet ikke fungerer. 

3. Etabler spilleregler

Beskriv spilleregler i møteinnkallingen. Har møtet mange deltagere, kan dere bruke chatten til å be om ordet. I mindre møter kan dere signaliserer med hånden. Skru av mikrofonen når dere ikke snakker. Velg en som kan være ordstyrer og følge med på chatten.

4. Hold møtene korte

Si hei i chatten for å starte møtet. Tillat gjerne litt prat om løst og fast de første minuttene. Møtet bør ikke vare lengre enn 30 minutter, da det er vanskelig å holde på oppmerksomheten via en skjerm.

5. Involver deltakerne

Det er ikke lett å få alle til å bidra i digitale møter. For at deltakerne ikke stempler mentalt ute av møtet, kan det være lurt med spilleregler om hva deltakerne skal gjøre for å bekrefte at de har lest en melding på chatten, eller vise om de er enige/ uenige i det du ber om innspill på.

6. Del skjerm og bruk samarbeidsverktøy

De fleste videokonferanseverktøy har mulighet for å dele skjerm og andre funksjonaliteter som kan hjelpe på deltakelsen og engasjementet i møtet. Prøv å dele agendaen på skjerm, samskrive oppfølgingspunkter og å bruke chatten aktivt til idéutveksling.

7. Sjekk underveis

Verktøyet du bruker bestemmer om du får sett alle møtedeltakere samtidig på skjermen. Det er heller ikke lett å tolke kroppsspråk på skjerm, slik det er i fysiske møter. Ta derfor avsjekk underveis om alle følger med på resonnementer, før du fortsetter videre.

8. Fordel oppgaver og følg opp

Avslutt møtet med å bli enige om veien videre, hvem gjør hva og neste møtepunkt.

Hvordan lykkes med digitale møter - plakat

 

Digital fasilitering

Digital fasilitering handler om å engasjere, aktivisere og involvere møtedeltakerne på digitale arenaer. Det finnes mange ulike verktøy som kan bidra til at forflytningen av  møter, arbeids- og beslutningsprosesser over på digitale flater blir vellykket. Dette er særlig viktig for ledere, men også avgjørende for alle andre med ansvar for ulike typer møter og prosesser.

Ulike møtetyper

  • Seminarer
  • Konferanser
  • Allmøter
  • Ledermøter
  • Avdelingsmøter
  • Arbeidsmøter
  • Workshops
  • Nettverkstreff
  • 1:1 møter

Hva passer når? 

  • Avdelings-, enhets eller prosjektmøter med et begrenset antall deltakere, kan gjennomføres ved hjelp av løsninger for virtuelle møter som Teams, Skype eller andre lignende løsninger.
  • Nettverksmøter eller workshops med et begrenset antall deltakere, kan det gjennomføres ved hjelp av løsninger for virtuelle møter som Teams, Skype eller lignende – og suppleres med verktøy for samarbeid og samhandling i sanntid.
  • Kurs kan enten strømmes direkte som et webinar, eller legges ut som opptak. Direktesendt har kursholder mulighet for enkel samhandling  med deltakerne via chat eller innlegg.
  • Seminar eller frokostmøte, altså kortere opplegg på inntil en halv dag med begrenset antall innledere, egner seg best som direktestrømmet webinar. Dersom formålet er å skape en møteplass for de som deltar, bør det legges inn mulighet for aktivisering av deltakere både i form av dialog med og mellom deltakerne.
  • Konferanser med mange deltakere har normalt litt begrensede muligheter for interaksjon med deltakere. Når man ikke møtes fysisk og mister pausepraten, kan dette man for eksempel aktivisere deltakerne i plenum med verktøy som Mentimeter, eller legge opp til diskusjoner i mindre grupper i  breakoutrooms (les mer om dette under). For å stille spørsmål til foredragsholdere eller komme med innspill til debatt, bruk Q&A  og chat. 

Verktøy og plattformer for digitale møter

Det er stor forskjell på å gjennomføre et videomøte med få deltakere, til å gjennomføre større samlinger med mange deltakere, kjøre formidling- og opplæringstiltak over på digitale flater, eller kjøre kreative prosesser og arbeidsmøter. Tilpass bruk av verktøy og metoder til møtetype, og møtets formål. For å velge rett, er det smart å skaffe seg oversikt over hvilke ulike mulige løsninger, plattformer og verktøy som finnes – og når det er relevant å ta dem i bruk.

Mange virksomheter har en felles plattform for kommunikasjon og samhandling, De fleste virksomheter har også et gitt antall virtuelle møterom man kan booke via Outlook-kalender eller andre e-post-systemer. I tillegg finnes det en rekke muligheter som man kan teste ut – noen av dem kostnadsfritt.

    Deldette

    Fant du det du lette etter?

    Fant du det du lette etter?
    *