Digitale møter

Gode digitale møter er avhengig både at teknikken fungerer og av deltakerne har en felles forståelse og noen spilleregler for hvordan de skal gjennomføres.

Publisert: 26. Mar 2020, Sist endret: 26. Mar 2020

Felles forventninger gir deltakerne trygghet til å delta i samtalen både på chat og på video. Lange monologer og kaotiske møter der alle snakker i munnen på hverandre er ineffektive og demotiverende.

For å sikre aktiv deltakelse og fremdrift, må du som møteleder planlegge i forkant og ta i bruk funksjonaliteter i videokonferanseverktøyet for å involvere. Her er noen råd om hvordan du skal lykkes med digital møtelsedelse.

1. Vær tydelig på hensikten med møtet

Klare bestillinger er viktig i digitale møter. Tenk over hva du ønsker skal komme ut av møtet og kommuniser tydelige forventninger til deltakerne. Skal du informere eller trenger du innspill? Skal dere ta beslutninger i møtet?   

2. Forklar hvordan logge seg på

Beskriv hvordan deltakerne skal logge seg på i innkallingen, og hva de skal gjøre hvis de ikke klarer det. Du bør ha kjennskap og tilgang til flere løsninger, slik at du har alternativ dersom det valgte videomøteverktøyet ikke fungerer. 

3. Etabler spilleregler

Beskriv spilleregler i møteinnkallingen. Har møtet mange deltagere, kan dere bruke chatten til å be om ordet. I mindre møter kan dere signaliserer med hånden. Skru av mikrofonen når dere ikke snakker.  Velg en som kan være ordstyrer og følge med på chatten.

4. Hold møtene korte

Si hei i chatten for å starte møtet. Tillat gjerne litt prat om løst og fast de første minuttene. Møtet bør ikke vare lengre enn 30 min., da det er vanskelig å holde på oppmerksomheten via en skjerm.

5. Involver deltakerne

Det er ikke lett å få alle til å bidra i digitale møter. For at deltakerne ikke stempler mentalt ute av møtet, kan det være lurt med spilleregler om hva deltakerne skal gjøre for å bekrefte at de har lest en melding på chatten, eller vise om de er enige/ uenige i det du ber om innspill på.

6. Del skjerm og bruk samarbeidsverktøy

De fleste videokonferanseverktøy har mulighet for å dele skjerm og andre funksjonaliteter som kan hjelpe på deltakelsen og engasjementet i møtet. Prøv å dele agendaen på skjerm, å samskrive oppfølgingspunkter og å bruke chatten aktivt til idéer.

7. Sjekk underveis

Verktøyet du bruker bestemmer om du får sett alle møtedeltakere samtidig på skjermen. Det er heller ikke lett å tolke kroppsspråk på skjerm, slik det er i fysiske møter. Ta derfor avsjekk underveis om alle følger med på resonnementer, før du fortsetter videre.

8. Fordel oppgaver og følg opp

Avslutt møtet med å bli enige om veien videre, hvem gjør hva og neste møtepunkt.

 

Oversikt over de 8 rådene om hvordan lykkes med digital møteledelse

De åtte rådene om hvordan lykkes med digital møteledelse oppsummert på en plakat. Trykk på forstørrelsesglasset for stort bilde, eller last ned plakaten under.

 

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*