Personvern og regelverk
Lovverket begrenser muligheten for å innhente opplysninger om søkernes helse eller nedsatte funksjonsevne. Personopplysnings- loven åpner imidlertid for å behandle enkelte opplysninger for statistiske formål.
Vær oppmerksom ved få nyansatte
Virksomheter som har gjort færre enn fem nyansettelser i perioden, skal ikke rapportere prosentandelen med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en i årsrapporten. Årsaken er hensynet til personvernet, fordi færre enn fem ansettelser kan utgjøre en risiko for at den eller de det gjelder kan identifiseres. I virksomheter med få nyansettelser kan det være aktuelt å bruke en lengre måleperiode. Dette må virksomheten avklare med overordnet departement.
Personvernombudet skal spørres om råd
Å behandle personopplysninger som grunnlag for å rapportere på 5%-målet må skje på grunnlag av personopplysningsloven §§ 8 og 9. Personopplysningsloven § 9 gir rettsgrunnlag for behandling av særlige kategorier av personopplysninger for statistiske formål.
Det er viktig å rådføre seg med personvernombudet i virksomheten før behandlingen av opplysninger tar til, selv om den skjer for statistiske formål. Rådføringsplikten følger av personopplysningsloven § 9 andre ledd.
Den som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene skal innhente personvernombudets vurdering av den konkrete behandlingen. Ombudets vurdering er ikke bindende. Det er fremdeles virksomhetens ansvar å sørge for at behandlingen er lovlig.
Det gjelder ingen særskilte formkrav eller dokumentasjonskrav for personvernombudets vurdering, men virksomheten har et generelt ansvar for å kunne påvise at lovens regler er fulgt, jf. forordningen artikkel 5 nr. 2. Virksomheten må derfor på vanlig måte kunne påvise at vilkåret om rådgivning er oppfylt.
Viktige definisjoner
Person med nedsatt funksjonsevne
Person som har krysset av for nedsatt funksjonsevne i søknaden eller som har en nedsatt funksjonsevne som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet.
Person med hull i CV-en
Person som ikke har vært i arbeid, utdanning eller annen opplæring i minst to sammenhengende år.
Definisjonen av hull i CV-en gjelder for rapporteringsåret 2019. Fra 2020 har det kommet endringer i forskrift til statsansatteloven og en mer presis definisjon av hull i CV-en for rapporteringsåret 2020.
Regelverket i inkluderingsdugnaden
Kravet om å rapportere om inkluderingsdugnaden er beskrevet i rundskriv til fellesføringer i tildelingsbrevene og detaljert i en personalmelding i 2019.
Rundskriv til fellesføringer i supplerende tildelingsbrev for 2018
Rundskriv til fellesføringer i tildelingsbrevene for 2019
PM-2019-2: Inkluderingsdugnaden: Dette må du huske på når du rapporterer
PM-2019-5 Inkluderingsdugnaden – førebels tilsette skal teljast med omsyn til 5%-målet
Hensynet til personvernet
Arbeidsmiljøloven og likestillings- og diskrimineringsloven begrenser muligheten for å innhente opplysninger om søkernes helse eller nedsatte funksjonsevne. Personopplysningsloven åpner imidlertid for å behandle enkelte opplysninger for statistiske formål dersom samfunnets interesse klart overstiger ulempene for den enkelte.
Arbeidsgiver kan også ha en samtale med søkere om tilretteleggingsbehov og -muligheter.