Nærings- og fiskeridepartementet – Smarte arbeidsprosesser

Om prosjektet

Formålet med prosjektet var å bidra til en effektivisering av arbeidsprosesser ved å ta i bruk tilgjengelig teknologi, og etablere en metodikk som sikrer god kvalitet i saksbehandlingsprosesser, samt styrke departementets digitale kompetanse. 

Prosjektet skulle resultere i en digital portal for 1-3 av departementets mest sentrale arbeidsprosesser. Portalen skulle blant annet inneholde brukerveiledning, e-læringskurs og et søkbart oppslagsverk. Det skulle utvikles en metode og verktøy for gjenbruk og videreutvikling for å digitalisere, eventuelt automatisere.

Prosjektgruppen i departementet startet med å undersøke muligheten for å kunne bruke eksisterende informasjons- og kommunikasjonsteknologi, og videreutvikle denne. Samhandlingssystemet, SharePoint, viste seg å være egnet som portal for arbeidsprosesser, og kombinert med systemet Visio var det mulig å få arbeidsprosessene visualiserte. Prosjektgruppen testet om det var mulig å lenke til forskjellige opplæringsmoduler, som for eksempel e-læring fra Difi og brukermanualer fra DFØ, for å få en brukertilpasset løsning basert på aktiviteten/funksjonen brukeren skulle utføre. Dette gjør det enkelt for brukeren å navigere seg frem til relevant og oppdatert informasjon ut fra hvilken rolle brukeren har, og hvor i prosessen aktiviteten skal utføres.

Prosjektet har bidratt til en større forståelse av hva digitalisering vil innebære relatert til standardisering av arbeidsprosesser, opplæring, informasjonsflyt, effektivisering og helhet, både internt i departementet og i en interdepartementale arbeidsgruppe som har jobbet med standardisering av arbeidsprosesser, informasjonsforvaltning og kompetanseutvikling.

Samarbeid med andre virksomheter

NFD har samarbeidet med flere andre departementer, DSS og DFØ. Vi har også hatt samtaler med Difi om hvordan læringsplattformen til Difi kan kobles til opplæring i de forskjellige stegene i arbeidsprosessene.

Involvering av de tillitsvalgte

Departementet oppgir at tillitsvalgte ga sin støtte til prosjektet.

Spredning

Departementet har fått kunnskap og erfaring, som aktivt deles og diskuteres med andre i
departementsfellesskapet, Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon, Direktoratet for økonomistyring og Direktoratet for forvaltning og IKT.

Kontaktperson for prosjektet

Anne Birgit Gravdahl