Gjenåpning av kontoret - dette bør statlige arbeidsgivere tenke på

Hvordan blir «den nye normalen» i arbeidslivet etter korona? Statens personaldirektør fremhever fem punkter som statlige arbeidsgivere bør være oppmerksomme på fremover.

Publisert: 15. jun 2021, Sist endret: 17. jun 2021

Av Gisle Norheim, statens personaldirektør

I godt over ett år har arbeidslivet i Norge vært i unntakstilstand — også i staten. Arbeidsoppgavene har blitt løst, men fra nye steder, og på nye måter. Saksbehandling fra kjøkkenbordet. Undervisning via Zoom. Kreative prosesser med kanskje nye kolleger på Teams eller Skype (med dårlig linje). Vi har vært omstillingsvillige, og vi har klart det!

Bilde av Gisle Norheim statens personaldirektør

Statens personaldirektør Gisle Norheim deler sine tanker om hva statlige arbeidsgivere kan ta med seg av læring etter pandemien.

Foto: Torbjørn Tangerud, Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Hva tar vi med oss videre fra denne uvanlige tida når vi nå skal planlegge for arbeidslivet i staten etter pandemien?

De beste av erfaringene vi har gjort oss, ønsker vi å bygge videre på. Andre erfaringer har tydelig vist hvordan vi ikke skal ha det.

Fem oppmerksomhetspunkter

På bakgrunn av det vi vet så langt, vil jeg løfte frem fem oppmerksomhetspunkter som arbeidsgiverne i staten bør reflektere rundt nå som samfunnet begynner å åpne opp igjen. Oppsummert:

  1. Gode relasjoner mellom ledere og medarbeidere er alltid et pluss
  2. Et godt arbeidsmiljø bygges ikke (bare) på Teams
  3. Med mer fleksibilitet kan vi rekruttere bedre og bredere
  4. I staten har vi stor kapasitet til endring og omstilling
  5. Læringsprosessen må ikke stoppe her

Bygg videre på gode erfaringer

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har fått innsikt fra flere kilder:

Gode relasjoner mellom ledere og medarbeidere er alltid et pluss

Har koronapandemien endret synet vårt på hva som er god ledelse i staten? Jeg tror i alle fall det er slik at pandemien har kastet et nytt lys over egenskaper, kompetanser og oppgaver for dem som utøver lederrollen i staten, som Rambøll skriver i sin rapport. En av respondentene sier det slik:

Relasjonskompetansen, det er en mangelvare. I rekrutteringen av ledere veier det faglige altfor tungt. (…) De lederne som ikke er relasjonssterke er de som opplever problemer nå.

En medarbeider som jobber hjemmefra uten god dialog med sin nærmeste leder, kan miste både tilhørighet, viktig informasjon og den helhetsforståelsen som er nødvendig for at hun skal kunne utføre jobben sin.

Vi har lenge visst at ledere som bygger gode relasjoner til medarbeiderne sine, lykkes bedre med sine lederoppdrag. Erfaringene fra pandemien har tydeliggjort dette.

Mitt råd til virksomhetene i staten er å snakke mer om ledelse og hvilke grep dere vil ta for å bygge de lederkompetansene som trengs hos dere.

Footer inn her

Ifølge Rambøll anerkjennes det psykososiale aspektet ved ledelse i større grad enn før pandemien. Lederne må kjenne og støtte sine ansatte, de må være tilgjengelige og mer til stede. Så enkelt, og så vanskelig.

Jeg mener det er åpenbart at denne fornyede bevisstgjøringen rundt betydningen av lederes relasjonskompetanse må få betydning for både hvordan vi rekrutterer og hvordan vi kompetanseutvikler lederne i staten. DFØs nye tilbud i fjernledelse er ett viktig verktøy for å lykkes enda bedre med dette.

E-læringskurs fra DFØ: Fjernledelse (Læringsplattformen)

Mitt råd til virksomhetene i staten er å snakke mer om ledelse og hvilke grep dere vil ta for å bygge de lederkompetansene som trengs hos dere.

Et godt arbeidsmiljø bygges ikke (bare) på Teams

Dette året har vi kjent på kroppen at en arbeidsplass er mye mer enn summen av individuelle jobbprestasjoner og leveranser. En arbeidsplass er også et kollektiv, et idéverksted, en gjeng som skaper noe sammen.

For mange har det vært krevende å bygge en slik felles arbeidskultur på hjemmekontor. Det har for så vidt ikke stått på kreativiteten; virksomheter og avdelinger har hatt morgenkaffer på Teams, fredagstreff på skjermen, digitale gruppearbeid og andre forsøk på å samles som kollegafellesskap. Rambølls inntrykk er at statlige virksomheter har lagt stor vekt på å sikre de ansattes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø gjennom koronakrisen.

Ledere bør tenke over hvordan hjemmekontor-policyen hos dere kan sikre at kolleger faktisk får møte hverandre og sine ledere, og ikke bare kommer til et halvtomt kontor.

Footer inn her

Likevel blir det ikke helt det samme som når vi kan samles fysisk. Mange ledere frykter at vi har tært på arbeidsmiljøkapitalen det siste året, de ser at det er vanskelig å sosialisere nye ansatte inn i jobbkulturen, og at kompetansedeling på tvers kan bli skadelidende når vi sitter distribuert over lang tid.

Se også: Hvordan oppleves det å starte i ny jobb under pandemien?

Nettopp av de grunnene, er det viktig at vi samles fysisk igjen, når smittesituasjonen tillater det. Samarbeid og samvær med kolleger bygger trivsel, relasjoner, og styrker opplevelsen av å ha tilhørighet til arbeidsplassen. Dette er viktig.

Også partssamarbeidet i virksomhetene glir lettere når vi kan møtes ansikt til ansikt. De positive effektene av fysisk samarbeid og samspill bør derfor ikke undervurderes når vi planlegger for den nye arbeidshverdagen.

Ledere bør tenke over hvordan hjemmekontor-policyen hos dere kan sikre at kolleger faktisk får møte hverandre og sine ledere, og ikke bare kommer til et halvtomt kontor.

Med mer fleksibilitet kan vi rekruttere bedre og bredere

Både medarbeidere og ledere går inn i høsten med en forventning om mer fleksibilitet og mer bruk av hjemmekontor.

  • I KMDs arbeidsgiverbarometer sier 8 av 10 HR-ledere i staten at de ønsker å gi medarbeiderne mer fleksibilitet med hensyn til å jobbe hjemmefra etter at pandemien er ferdig.
  • Ifølge en fersk undersøkelse fra AFI ønsker 7 av 10 arbeidstakere i Norge å fortsette med hjemmekontor minst en dag i uka.

Se rapporten: Hjemmekontor: Utbredelse og sentrale kjennetegn våren 2021 (oslomet.no)

Hver enkelt virksomhet må veie gevinstene av å kunne tilby medarbeidere mer frihet og fleksibilitet opp mot de kollektive aspektene ved jobbfellesskap og samarbeid.

Footer inn her

Dette er ikke overraskende. Mange arbeidstakere har erfart gleden over å ha en hverdag med mindre stress og pendling. De har kunnet bruke tiden de sparer på jobbreisen på helt andre ting. De har opplevd tillit, mestring og arbeidsro på hjemmekontoret.

For statlige arbeidsgivere kan det ligge store muligheter i å tilby medarbeiderne mer fleksibilitet. Kanskje kan vi rekruttere flinke fagfolk fra et større geografisk område, dersom lang reisevei hver dag ikke lengre er en stor hindring? Kanskje kan muligheten til å jobbe litt mer hjemmefra virke positivt i forhold til inkludering og mangfold?

Hver enkelt virksomhet må veie gevinstene av å kunne tilby medarbeidere mer frihet og fleksibilitet opp mot de kollektive aspektene ved jobbfellesskap og samarbeid. Utfordringen blir å finne en god balanse mellom flere hensyn.

I staten har vi stor kapasitet til endring og omstilling

Mange ansatte i statlige virksomheter har vært gjennom en stor omstillingsprosess på grunn av pandemien, og Rambøll konkluderer med at de statlige virksomhetens evne til å håndtere omstilling framstår som god.

  • Innovasjoner som mange tidligere trodde skulle ta flere år å få på plass, ble plutselig mulig å utvikle i løpet av noen uker.
  • En av de mest sentrale fremmerne for dette, var at mange tenkte nytt rundt hvilke kompetanser og ressurser som var nyttige å ha med i slikt utviklingsarbeid.
  • På grunn av tidspress og gjerne med korte frister gitt ovenfra, valgte flere å sette sammen tverrfaglige team for å utvikle gode løsninger på nye problemer.

Mitt håp er at dere fortsetter aktivt å øke innovasjonskompetansen i virksomhetene.

Footer inn her

En kultur som er åpen for nye måter å tenke på når problemer skal løses, er en sentral fremmer for innovasjon, skriver Rambøll. I tillegg viser det seg at tverrfaglige grupper, på tvers av siloer, er en nyttig organisering for utvikling og mer effektive avklaringer.

Mitt håp er at statlige virksomheter tar med seg disse viktige omstillingserfaringene inn i «den nye normalen», og at dere fortsetter aktivt å øke innovasjonskompetansen i virksomhetene deres. Da vil vi stå bedre rustet for fremtidige «sjokk» som det vi nettopp har vært gjennom, men også for alle de løpende forbedringene vi hele tiden må sikre.

Læringsprosessen må ikke stoppe her

Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) har nylig gjennomgått all internasjonal forskning på hvordan hjemmekontor påvirker helse og arbeidsmiljø. Deres klare råd til norsk arbeidsliv på vei inn i post-korona-perioden er at arbeidsgivere må ta hensyn til alle usikkerhetsmomentene når dere nå rigger for en ny arbeidshverdag.

— Hovedkonklusjonen er at kunnskapsgrunnlaget er svakt og at norske virksomheter risikerer å fatte endringsbeslutninger på spinkelt kunnskapsgrunnlag, sier direktør ved STAMI, Pål Molander.

Se mer: STAMI med ny rapport om virkningene av hjemmekontor  (stami.no)

Heller enn å spikre fasttømrede løsninger nå, oppfordrer jeg til en åpen dialog om hva som fungerer bra og mindre bra på arbeidsplassen når vi nå går inn i en ny hverdag.

Footer inn her

For meg er dette en viktig påminnelse. Vi har gjort oss noen viktige erfaringer i en krisetid, men det er ikke sikkert at alt dette er overførbart til en normalsituasjon.

Mitt råd er derfor at vi prøver oss litt forsiktig frem når høsten kommer. Nye post-pandemi-retningslinjer bør testes og evalueres løpende. Heller enn å spikre fasttømrede løsninger nå, oppfordrer jeg til en åpen dialog om hva som fungerer bra og mindre bra på arbeidsplassen når vi nå går inn i en ny hverdag.

«One size does not fit all»

Til slutt; det statlige tariffområdet er satt sammen av mange svært ulike virksomheter. Dere er både små og store, dere arbeider i cellekontorer og i åpne landskap, på bare én eller på flere lokasjoner, ute i felten eller inne på kontoret

Nettopp fordi virksomhetene er så ulike, er det dere som lokalt må finne ut av hvordan den nye normalen skal se ut hos nettopp dere, i god dialog med tillitsvalgte og øvrige medarbeidere. Jeg håper at jeg med mine fem punkter har gitt dere noen nyttige knagger i arbeidet dere nå skal gjøre, og som mange allerede er godt i gang med.

Fra KMDs side ønsker vi å fortsette kunnskapsinnhentingen om hvordan arbeidslivet skal arte seg i staten etter pandemien, og jeg lover å legge til rette for erfaringsdeling og gode underlag for beslutninger også i tiden som kommer.

Jeg ønsker dere lykke til med planleggingen!

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*