10 tips til å ta imot nyansatte på hjemmekontor

Hvordan sørge for at nye medarbeidere introduseres til virksomhet, arbeidsoppgaver, systemer, kollegaer og kultur på en god måte fra hjemmekontoret?

Publisert: 09. Feb 2021, Sist endret: 16. Feb 2021

For nyansatte er det viktig å komme inn i arbeidsoppgaver, bli kjent med kolleger og føle at de bidrar på en god måte raskt. Fraværet av fysisk samvær på arbeidsplassen kan gjøre såkalt onboarding, eller ombordstigning, mer krevende for både nyansatt, leder og kolleger.

Her får du 10 konkrete tips til hvordan dere kan ta imot nyansatte på en god måte, på avstand.

1. Start før oppstart

Den nyansatte er mentalt på vei over i en ny jobb fra når de takker ja til tilbudet. Kanskje har personen spørsmål som rekrutteringsprosessen ikke ga svar på, og er litt spent!

Da er det både hyggelig og nyttig om du som ny arbeidsgiver tar kontakt før oppstart. Det kan være en samtale, invitasjon til å delta på møte og tips til relevant lesestoff for jobben. Send gjerne en blomst eller annen oppmerksomhet hjem på første arbeidsdag, med personlig hilsen fra deg som leder og nye kollegaer.  

1. Ha en strukturert, felles introduksjonsplan for alle nyansatte

En godt gjennomarbeidet og felles introduksjonsplan er særlig nyttig når nye medarbeidere som skal tas imot på avstand.

Planen sikrer at alle involverte husker på det som trengs, og gjør det de skal slik at alle nyansatte får en tilgjengelig og likeverdig introduksjon til ny arbeidsplass.

Sørg for at det kommer tydelig frem hvem som har ansvar for hva:

  • hva er lederens oppgaver?
  • hva er fadderoppgaver?
  • hva sørger HR for?
  • hvilke andre aktører er viktige for å sikre at nye medarbeidere har det de trenger for å komme i gang på jobb?
  • hvem har ansvar for at nødvendig utstyr som PC, skjermer og telefon er på plass på den nyansattes hjemmekontor?

En plan med aktiviteter, møter og samtaler bør ligge klar. Introduksjonskurs og andre kurs kan gjennomføres like godt digitalt i form av tilgjengelige e-læringskurs, webinarer eller digitale samlinger.  

Trenger du et kurs i onboarding?

GOD START! Startpakke for nyansatte i staten (Læringsplattformen)

3. Ta hyppig lederkontakt

Som leder for en ny medarbeider som skal tas imot på avstand, er det ekstra viktig at du er synlig, tilgjengelig og til stede.

Inviter til hyppige møter og kaffeprater. Noen ganger kan dere også møtes fysisk, i stedet for å snakkes på telefon eller skjerm. Sørg for at medarbeideren føler seg sett, anerkjent og kommer i gang med oppgaver og samarbeid. Avtal gjerne faste 1:1-samtaler de første tre månedene for å sikre at den nye medarbeideren lander godt og trives i den nye jobben, i tillegg til de formelle prøvetidssamtalene. La samtalene handle om både arbeidsoppgaver, leveranser, utvikling og trivsel.

4. By litt mer på dere selv

Relasjoner skapes langsommere på skjerm! By derfor litt mer på dere selv enn dere pleier når dere introduserer dere for den nye kollegaen.

Dette kan både gjøres muntlig, eller dere kan lage et kortfattet digitalt «visittkort» i en fellespresentasjon – der dere forteller litt om fagbakgrunn, erfaringer, privatliv, eventuelle hobbyer og kanskje noen morsomheter. Be den nye kollegaen bruke samme mal, og send over «visittkort»-katalogen i etterkant av det første møtet. Greit å ha, både for å lære seg navn, til oppslag og for å knytte kontakt med nye kollegaer på for eksempel LinkedIn.

5. Sett ned tempoet i fellesmøter

Den nyansatte har ikke full forståelse av historikk, stammespråk og sammenhenger den første tiden. Ta hensyn til dette ved å sette ned tempoet litt på fellesmøter.

Ta dere tid til korte introduksjoner, som rammer inn saker og diskusjoner på en måte som gjør det mulig for den nyansatte å forstå og kunne bidra. Sistemann inn bringer ofte med seg ett friskt blikk. Utnytt dette, og inkluder den den nyansatte i diskusjoner og samtaler gjennom direkte spørsmål og oppfordringer. I tillegg bør leder også oppfordre alle til å ha på kameraet i digitale møter.

6. Forsterk fadderordningen

Typiske fadderoppgaver bortfaller ikke, men må gjøres annerledes. Derfor kan det være smart å forsterke fadderordningen og gi den nyansatte to faddere. Disse fordeler oppgaver mellom seg på en hensiktsmessig måte. Fadderne bør ha god kjennskap til organisasjon, fagområder, arbeidsprosesser og den nyansattes oppgaver, men også kunne introdusere sin nye kollega for kultur, normer, sosiale aktiviteter - det som utgjør det samlede arbeidsmiljøet på en arbeidsplass.

Livet på hjemmekontor kan fort bli ensomt når man ikke kjenner så mange. Foreslå at fadderne avtaler daglige digitale møter den første tiden. Fadderne kan også inkludere den nyansatte i sine egne aktiviteter og møter, med formål å gjøre den nyansatte kjent med ulike fagområder og arbeidsprosesser. Møtefrekvensen kan reduseres etter hvert som den nyansattes egen kalender fylles opp. Som leder må du følge opp fadderne.

7. Book møter på forhånd og på tvers

De spontane møtene forsvinner når vi jobber hjemmefra. Sørg for at det blir booket inn digitale kaffemøter med et utvalg kollegaer i virksomheten, som en del av den helhetlige introduksjonsplanen. Oppfordre medarbeidere til å ta praten på en tur i friluft dersom det er mulig.

Det er fint å ha noen møter og samtaler i kalenderen når man starter i ny jobb, særlig når man sitter alene på hjemmekontor og ikke kjenner så mange. Sørg for at den nye medarbeideren også møter kollegaer utenfor egen enhet, og på den måten får inntrykk av hva virksomheten samlet sett arbeider med.

8. Utnytt digitale ressurser

Sentrale ingredienser i de fleste ombordstigningsplaner er å sette seg inn i virksomheten. Dette gjør de fleste gjennom å lese gjennom strategi, virksomhetsplaner, tildelingsbrev og årsrapporter. I tillegg kan sosiale medier, blogginnlegg og podkaster være en rik kilde for å forstå virksomhetens oppdrag og fagområder. I takt med at fysiske arrangement har blitt gjennomført digitalt, utgjør også opptak av fagseminarer, konferanser og workshoper en meny å plukke fra når nyansatte skal sette seg inn i utfordringer og temaer virksomheten er opptatt av.

9. Koble sammen de nyansatte i intro-grupper

For nye medarbeidere kan det være fint å treffe andre som er i samme fase og situasjon, selv om det er digitalt. Ofte sitter de med mange av de samme spørsmålene. HR har oversikt over hvem som til enhver tid er ferske på jobben, og kan legge tilrette for slike grupper. Vær tydelig på at slike uformelle møter er ønsket og anerkjent tidsbruk til de nyansatte. 

10. Lytt til medarbeideren!

Nyansatte stiller motiverte til start og har ofte et stort ønske om å bidra konstruktivt fra første arbeidsdag. Ofte er det ikke 100 prosent klart hvilke oppgaver, prosjekter eller oppdrag den nyansatte skal arbeide med. Kanskje ser vedkommende selv områder han eller hun kan bidra på, som du som leder ikke hadde tenkt på?

Nye medarbeidere kan også by på et friskt blikk på etablerte rutiner og praksis. Inviter medarbeideren til å dele sine refleksjoner og komme med innspill, slik at du får utnyttet dette som en kilde til kollektiv læring og utvikling. 

Sjekk også ut med hvordan din nye medarbeider opplever den første tiden i ny jobb. Det er viktig informasjon for å evaluere og sikre at virksomheten tar imot nye medarbeidere på en best mulig måte. 

 

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*