Koronakrisen – hvordan lede i en pågående krise?

Å lede i en pågående krisesituasjon, som stadig utvikler seg, er krevende. Her gir vi deg råd om hvordan du bør lede og strukturere oppgavene.

Publisert: 15. Mar 2020, Sist endret: 02. jul 2020

Identifiser kritiske arbeidsoppgaver

Vi står i en situasjon hvor det er sannsynlig at mange i Norge vil bli syke av korona, og hvor arbeidslivet vil oppleve høyt fravær av personell.

Mange virksomheter har utarbeidet gode beredskapsplaner med tanke på slike situasjoner som vi ser i dag. Men ikke alle.

Dersom det ikke er gjort, må du som arbeidsgiver definere hvilke oppgaver som er mest kritisk å opprettholde. Når disse oppgavene er kartlagt, må det planlegges for hvordan oppgavene skal løses dersom kritisk nøkkelkompetanse blir fraværende i karantene eller med sykdom. Det må med andre ord legges beredskapsplaner for alle kritiske arbeidsoppgaver. Dette kan blant annet handle om å omrokkere ressurser og nedprioritere mindre kritiske oppgaver, eller se etter muligheter for å kjøpe ekstern bistand.

Å definere kritiske arbeidsoppgaver eller prosesser kan være krevende. Å sortere avdelingens oppgaver i ulike kategorier kan være til hjelp:

  • Hva er de mest kritiske oppgavene å opprettholde i min avdeling?
  • Hva gjør at disse oppgavene er kritiske?
  • Hvilke oppgaver/prosesser kan ikke løses ved bruk av hjemmekontor?
  • Hvordan er beredskapen på disse prosessene i normalsituasjon?
  • Hvilke oppgaver i min avdeling kan jeg nedprioritere eller midlertidig stanse?

Deretter kan det være til hjelp å avdekke hvilke tiltak du har mulighet for å iverksette slik at de kritiske oppgavene løses best mulig.

  • Kan jeg omprioritere medarbeidere?
  • Vil omprioritering av medarbeidere medføre behov for opplæring?
  • Kan jeg kjøpe ekstern bistand til noen oppgaver?
  • Kan enkelte oppgaver/prosesser forenkles midlertidig?

Lag plan for fungering

Ledere kan også bli syke eller få pålagt karantene fra helsemyndighetene. Det er derfor viktig at virksomheten har en plan for fungering i fravær av ledere. En slik fungeringsplan bør gjelde ledere på alle nivå i virksomheten.

Dersom du må iverksette fungering, må fungeringen gjøres kjent for hele organisasjonen fra når den gjelder og til når den avsluttes. Det er også lurt å stadfeste hvilke fullmakter som ligger til fungeringen, spesielt dersom dette avviker fra den faste bemanningen i lederrollen.

Lag struktur for kommunikasjon

Når alle medarbeiderne har hjemmekontor, krever dette god struktur for kommunikasjon.

Møter bør gjennomføres som videomøter. Bruk samhandlingsverktøyene aktivt for å unngå at noen faller utenfor, slik det fort kan oppleves når man kun sender e-post. På denne måten sikrer du også at informasjon blir tilgjengelig for flere, dersom du opplever høyt sykefravær.

Kommuniser tydelig og ofte nok

I kriser er det viktig at du som leder kommuniserer tydelig. Gjør deg godt kjent med de til enhver tid gjeldende retningslinjer fra ledelsen i egen virksomhet, helsemyndighetene og fra regjeringen (følg med på Arbeidsgiverportalen). Vær klar og tydelig i informasjonen du gir til medarbeiderne.

Hold kontakten daglig

Mange virksomheter har en sentral krisestab der informasjon går fra én kriseleder til alle ansatte. Tenk gjennom hva medarbeiderne dine trenger å få av informasjon fra deg som leder. Gi dem raskt beskjed dersom det kommer nye retningslinjer, eller andre forhold som er relevant for deres arbeidssituasjon. Husk at du som leder også bør sikre at for eksempel innleide konsulenter får den samme informasjonen.

En tommelfingerregel kan være at du som leder bør være i kontakt med alle medarbeiderne dine en gang om dagen.

Ikke ny informasjon? Si det

Dersom du ikke har ny informasjon å komme med, er det også greit å si. Medarbeiderne dine har ikke den samme informasjonstilgangen som deg, og uten informasjon kan det oppstå usikkerhet. 

Informasjon som gis i en krisesituasjon, bør dateres slik at det er enkelt å sortere ny fra gammel informasjon. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å fjerne gammel informasjon da ny legges til. Dette gjør det enklere for mottaker å finne gjeldende informasjon.

Unngå misforståelser

Som leder har du også et ansvar for at kommunikasjon og informasjonsflyt ikke spinner av sted for fort. Som leder skal du hele tiden forsøke å unngå at misforståelser oppstår og det blir behov for korrigeringer. Når du mottar et budskap som leder, bør du ta deg tid å vurdere hva du faktisk mottar. Still deg selv ulike kontrollspørsmål, slik som:

  • Hva var det jeg nå fikk vite, hva betyr dette?
  • Er jeg sikker på at jeg forstår dette rett?
  • Har jeg behov for oppklarende spørsmål?
  • Hvordan skal denne informasjonen benyttes i min avdeling?
  • Hvordan vil denne informasjonen påvirke lederne og medarbeiderne mine?
  • Er det behov for noen strakstiltak eller kan jeg ta meg tid til å bearbeide dette mer?

Spør om støtte om du er usikker

Å kommunisere i en krisesituasjon er ikke noe ledere nødvendigvis gjør så ofte. For mange ledere er dette en ny situasjon. Dersom du som leder er usikker på hvordan du skal kommunisere med medarbeiderne dine, ta kontakt med din nærmeste leder for råd og veiledning. Kommunikasjonsavdelingen i egen virksomhet vil også være en ressurs når det gjelder å håndtere informasjon og utarbeide tydelige budskap.

Loggfør beslutninger

For å kunne ha kontroll på hvilke beslutninger som er tatt, og hva ledergruppen eller avdelingen er blitt enige om, kan det være lurt å loggføre beslutninger.

I en hektisk og kompleks situasjon kan en slik logg være til støtte for både deg selv og andre. Ved å loggføre beslutninger vil du kunne gå tilbake og spore når ulike tiltak ble iverksatt og når viktige beslutninger ble tatt. På denne måten slipper du å bli usikker på hva som er avtalt, i hvilken rekkefølge ulike beslutninger er tatt og hva dette krever av oppfølging fra deg.

Vær lojal mot beslutninger som tas. Selv om du kan være uenig i enkelte beslutninger er det viktig at du som leder ikke gir uttrykk for dette til dine medarbeidere, det vil bare skape usikkerhet.

Medarbeiderne reagerer ulikt i en krise

Medarbeiderne dine er forskjellige fra hverandre, og fra deg. Selv om du som leder kanskje ikke er nevneverdig bekymret for å bli smittet, gjelder ikke dette alle. Dette må vi ha respekt for, og håndtere på en god måte. Vær klar over at noen medarbeidere er bekymret, enten for egen helse eller for andres helse. Mange medarbeidere har folk i risikogruppen nær seg.

Du er en viktig rollemodell

Vis med ord og handling at du respekterer helsemyndighetenes restriksjoner og medarbeidernes bekymring. Du som leder er en viktig rollemodell, og din oppførsel i dagens situasjon blir lagt merke til.

Vær tydelig på hvilke forventinger du har til medarbeiderne dine, men vær åpen for at dagens situasjon med hjemmekontor og stengte skoler kan være utfordrende for enkelte.

Vær tilgjengelig for kontakt

Vær tilgjengelig for medarbeiderne dine. Å oppleve tilhørighet er et grunnleggende psykologisk behov for de aller fleste. I en krise er behovet for tilhørighet sterkere enn i en normalsituasjon. Oppfordre medarbeiderne til å ta kontakt dersom de har behov for det.

Som et tips til å skape samhold og trygghet i enheten, kan du for eksempel avtale at alle logger seg på Teams, Skype eller liknende verktøy til et gitt tidspunkt på dagen for å dele informasjon eller stille spørsmål i et digitalt fellesskap.

Ta deg tid til å tenke deg om

Tenk også over hvilken situasjon medarbeiderne dine er i når du kommuniserer med dem. Ulike faktorer virker inn på hvordan medarbeiderne mottar et budskap fra sin leder. Både personlige forhold, informasjonstilgang og interesse for krisen påvirker hvordan et budskap mottas. Kulturen i avdelingen/enheten påvirker også. Ta deg tid til å tenke deg om. Gode kontrollspørsmål til deg selv kan være:

  • Hvordan opplever jeg at avdelingen forstår situasjonen?
  • Hvordan påvirker situasjonen den enkelte?
  • Hvordan påvirker situasjonen avdelingen/enheten?
  • Hvordan oppleves jeg i denne situasjonen?
  • Bidrar jeg til å betrygge de som har behov for det?

Legg planer og løs oppdrag

Flere dager, og kanskje uker, med hjemmekontor kan være utfordrende for mange. Du som leder har et ansvar for å forsikre deg om at medarbeiderne dine har konkrete arbeidsoppgaver. Snakk med dem om hva de har anledning til å jobbe med hjemmefra, og hva du forventer at de kan levere på.

Det er viktig at medarbeiderne har klare målsettinger for hva de skal jobbe med, og at arbeidsdagen får en struktur som ligner en vanlig arbeidsdag.

Det er også viktig at du som leder følger opp det dere avtaler. Medarbeiderne har behov for samme eller mer oppfølging selv om de jobber hjemmefra. Legg opp til en god dialog rundt dette. Å løse arbeidsoppgaver og skape fremdrift i avdelingens/enhetens oppdrag kan virke motiverende, betryggende og samlende i seg selv.

Som leder bør du legge planer med ulike perspektiver. Forsøk å strukturere egen ledelse langs en tidsakse. Gode kontrollspørsmål til deg selv kan være:

  • Hva må jeg gjøre her og nå?
  • Hva må jeg gjøre i løpet av den neste timen?
  • Hva må jeg gjøre i løpet av det neste døgnet?
  • Hva må jeg gjøre i løpet av den neste uken?

Lykke til med en viktig jobb som leder!

 

Deldette

Aktuelt

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*