Nåsituasjon - beslutningsgrunnlag

Som leder har du ansvar for å ivareta medbestemmelse, involvering og kommunikasjon gjennom hele omstillingsprosessen.

Last ned

Hvor starter du og hva gjør du?

  • Du må ha et beslutningsgrunnlag. Dette kan være i form av en rapport, en anbefaling, et vedtak eller et tildelingsbrev. Deler av beslutninger kan være politisk bestemt. Som leder er det viktig å klargjøre målet med omstillingen. Om oppdraget er politisk besluttet, og det er tvil om innholdet, avklar med departementet at oppdraget er forstått riktig.
  • For å sikre at du får et godt beslutningsgrunnlag, bør du involvere berørte fagområder, tillitsvalgte og Arbeidsmiljøutvalget (AMU). Ved at du ivaretar medbestemmelsen, får du et godt/bedre beslutningsgrunnlag. Dette sikrer også kravet om at ansatte skal bli tidlig involvert. På denne måten får du innspill, forankrer prosessen og du kan få hjelp til å å korrigere beslutningsgrunnlaget.

Beslutningsgrunnlaget

Beslutningsgrunnlaget er hovedkilden for informasjon til de ansatte. Som leder har du ansvar for å klargjøre hva beslutningen innebærer, for eksempel i samråd med departementet. 

Beslutningsgrunnlaget er det saklige grunnlaget når du eventuelt skal innplassere, vurdere oppsigelse eller begrunne retten til å flytte ansatte.

  • Du har ansvar for å involvere de tillitsvalgte i gjennomføringen av beslutningen. Eksempler på tiltak kan være endringer i organisasjonskartet eller omdisponering av ansatte.
  • Om det er behov for å inngå en egen omstillingsavtale i forbindelse med omstillingsprosessen, skal en slik avtale inngås enten i virksomheten eller i departementet. Avtalen bestemmer hvem som har partsrettigheter i omstillingsprosessen, og rammene for omstillingen.
  • Du må lage en informasjonsplan. Planen bør inneholde målgruppe, budskap, kommunikasjonskanal og hvem som er ansvarlig for å informere om hva. Planen bør drøftes med de tillitsvalgte.
  • Informer fortløpende om det pågående omstilingsarbeidet. Som øverste leder har du ansvar for  å kommunisere endringen. Du bør være synlig og kommunisere fortløpende og tydelig gjennom hele endringen. I tillegg bør du benytte deg av vernetjenesten, tillitsvalgte og ledere for å få ut informasjon i mindre fora.

Kort fortalt: Politiske beslutninger

Involvering og informasjon

Involvering

Involvering: Involvere heller for mye enn for lite. Sett gjerne ned arbeidsgrupper som jobber med forslag til beslutningsgrunnlag og tilhørende tiltak. Arbeidsgruppen kan bestå av berørte fagområder og representanter fra tillitsvalgte og vernetjenesten.

Ikke glem linjelederne! Ved å sende ut beslutningsgrunnlaget slik at linjelederne kan uttale seg, sikrer du viktige innspill og forankring. Lederne får mer eierskap til endringen, og de vil lettere kunne formidle behov og årsak for beslutningen til medarbeiderne.

Informasjon

Lag et beslutningsgrunnlag som tydelig og enkelt forklarer hvorfor dere skal gjøre endringer, hva som er behovet og hva dere skal oppnå.

I endringsprosesser kan ikke budskapet bli gjentatt for ofte. Endring tar tid. Det er en modningsprosess for både organisasjonen og den enkelte medarbeider å forstå og faktisk ta budskapet innover seg.

Du må informere tidlig om hvordan endringene konkret vil påvirke medarbeidere, og at dere vil sikre gode prosesser som ivaretar medarbeidernes rettigheter.

Pass på at ledere blir informert i forkant av all informasjon som går ut i virksomheten. Da stiller lederne forberedte, og kan svare på spørsmål og henvendelser fra medarbeiderne.

Bruk de ansatte

Bruk vernetjenesten, tillitsvalgte, kommunikasjonsavdelingen og ledere til å sikre plan og tiltak for informasjonsdeling.

Lær av andre: Hør Folkehelseinstituttets erfaringer om kommunikasjon i endringsprosesser

Finner du ikke det du leter etter? Eller har du en kompleks, konkret sak? Kontakt Difis veiledningstjeneste.

Difis Veiledningstjeneste
Kontakt Difis fagressurser på omstilling

 

Last ned

Publisert: 27. okt 2017, Sist endret: 12. Jan 2018

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*