Ofte stilte spørsmål om reiseavtalene

Her har vi samlet ofte stilte spørsmål om særavtalene for både innenlands- og utenlandsreiser i staten.

Flytur i solnedgang
 
 

Brudd i forhandlingene om statens reiseavtaler. Gjeldende satser videreføres inntil nye særavtaler foreligger.
Se personalmelding om brudd i forhandlingene om statens reiseavtaler

Statens reiseavtaler, tidligere Statens reiseregulativ, finner du her:

Ofte stilte spørsmål om reiseavtalene

Hva er statens reiseavtaler?

Statens reiseavtaler ble tidligere kalt reiseregulativene. Dette er to avtaler som regulerer reglene for reiser i Norge og i utlandet. 

Avtalene regulerer blant annet hvordan arbeidstakere får dekket kostnader i forbindelse med reisen, som reiseutgifter (bil, fly, taxi, buss og liknende), overnattingsutgifter og utgifter til måltider. I tillegg er det bestemmelser om kredittkort og forskudd, samt erstatning og forsikring.

Avtalen regulerer også hvordan andre utgifter blir kompensert.

For kompensasjon for reisetid innenlands, se Hovedtariffavtalen § 8, for reiser utelands, se utenlandsavtalen § 11 og Statens personalhåndbok 10.24.

Godkjenning av reiser 

Hvem godkjenner reisen?

Hvem som godkjenner reisen vil variere fra virksomhet til virksomhet, ut fra virksomhetens behov. Nærmeste leder bør vite hvor de ansatte befinner seg på reisen. Det er også nærmeste leder som stort sett attesterer reiseregninger når den ansatte har kommet hjem. 

Leder kan forhåndsgodkjenne flere rutinemessige reiser innenfor et tidsrom. 

Godkjenning av endringer mens du er på reise

Lederen som har godkjent reisen på forhånd, bør også godkjenne endringer i reiserute som måtte oppstå underveis. 

Hvem gjelder reiseavtalene for? 

Hvem gjelder reiseavtalene for?

Kommunal- og moderniseringsdepartementet inngår og forvalter innenlandsavtalen og utenlandsavtalen. Særavtaler som staten har fremforhandlet med statens hovedsammenslutninger gjelder for statlige ansatte.

Privat arbeidsgiver kan avtale at de bruker hele eller deler av statens reiseavtaler i arbeidsavtale eller tariffavtale. Sjekk hva som er reglene i din bedrift. Ansatte i privat sektor er omfattet av skattebestemmelsene på området. 

Kommunal sektor er ikke omfattet av avtalene. De har egne reiseregulativer som har henvisninger til statens reiseregulativer. Spørsmål om kommunenes reiseregulativer må rettes til KS (Kommunesektorens organisasjon). 

Gjelder reiseavtalene for pendlere?

Reiseavtalene gjelder ikke reiser til og fra arbeid. Med andre ord gjelder de ikke for pendlere. Spørsmål om pendlere må rettes til Skatteetaten eller skatteoppkreveren/kemnerkontoret.

Jeg har mobilt arbeidssted. Får jeg dekket utgifter til kost?

Nei. Arbeidstakere med mobilt arbeidssted får ikke kost etter innenlandsavtalen. Eksempler på arbeidstakere med mobilt arbeidssted er for eksempel flybesetning, sjåfører og mannskap på båter.

Hva er en a) reise, b) yrkesreise og c) arbeidsreise?

a) Vi har ulik definisjon på hva som er en reise etter særavtalen i Norge og særavtalen utenfor Norge.

Reise etter innenlandsavtalen defineres som følger i § 2 a): Reise: Pålagte eller godkjente reiser av ikke fast karakter, og rutinemessige faste oppdrag som ikke trenger godkjennelse av arbeidsgiver for hvert oppdrag.

Reise etter utenlandsavtalen defineres som følger i § 2 nr. 1: Reise: Pålagt og/eller godkjent reise av ikke fast karakter.

b) Som yrkesreise anses reise mellom bolig og ikke-fast arbeidssted og reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted. Begrepet har betydning for spørsmål om skatt og gjelder kun transportutgifter og er fastsatt av Finansdepartementet i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven, 19. november 1999 nr 1158 § 6-44-13.

c) Som arbeidsreise anses reise mellom bolig og fast arbeidssted og reise mellom faste arbeidssteder. Begrepet har betydning for spørsmål om skatt og gjelder kun transportutgifter og er fastsatt av Finansdepartementet i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven, 19. november 1999 nr 1158 § 6-44-12.

Spørsmål vedrørende yrkesreise og arbeidsreise må rettes til skatteetaten eller skatteoppkreveren/kemnerkontoret.

Hva er et måltid?

Hva er et måltid, herunder hva regnes som en lunsj?

Kostsatsen skal dekke inntil 3 måltider i døgnet.

En lunsj behøver ikke å bestå av varm mat. Mellommåltider (for eksempel frukt, småkaker, kjeks) er ikke å regne som lunsj. 

Ansatte som mener at måltidet ikke er et fullverdig måltid må ta dette opp med sin arbeidsgiver. 

Skatt og forsikring

Hva er forholdet mellom skatt og statens reiseavtaler?

Satsene i reiseravtalene følges i stor utstrekning av skattemyndighetene. Dette gjelder dekning av utgifter til kost ved reiser innenlands og utenlands, bilgodtgjørelse og andre utgiftsgodtgjørelser fastsatt i statens reiseavtaler, og fremgår av skattebetalingsforskriften § 5-6-12 første, fjerde og femte ledd.

Sats for kjøregodtgjørelse er (i 2017) 4,10 kroner per kilometer, opp til 10 000 kilometer. Skattefri kilometergodtgjørelse ved bruk av privat bil er (i 2017) 3,50 kroner per kilometer - uansett kjørelengde. Differansen mellom de to satsene betyr i praksis i 2017 at du skatter av de siste 60 ørene du får betalt per kilometer. For mer informasjon om dette, se Skatteetatens nettsider.

Skiller bestemmelsene om kost mellom typer overnattingssted? (Hotellsats, pensjonatsats og brakkesats)?

Ved reiser innenlands med overnatting får ansatte i staten i 2016 dekket utgifter til kost med 733 kr. (Utenlands gjelder egne satser for hvert enkelt land, se statens satser for reiser utenland.) Dette er uavhengig av hvordan man bor.

Imidlertid har skatteetaten foretatt en tredeling av dekning av utgifter til kost (diettsats) som knyttes til hvordan man bor. Dette er hotellsats (tilsvarer satsene i innenlands- og utenlandsavtalen), overnatting på pensjonat, hybel eller brakke uten kokemulighet (pensjonatsats) og overnatting på hybel, brakke eller privat med kokemulighet (brakkesats).

Pensjonatsatsen og brakkesatsen er lavere satser som Skatteetaten og skatteoppkreveren /kemnerkontoret kan gi opplysninger om. Se også skattebetalingsforskriften § 5-6-12.

En ansatt i staten vil som nevnt få dekket utgifter til kost etter § 9 i innenlandsavtalen og § 8 i utenlandsavtalen uansett hvordan man bor. Det er likevel slik dersom den ansatte bor på pensjonat uten kokemulighet, hybel med kokemulighet eller liknende, har man likevel skattemessig trekkfritak kun for den lavere satsen bestemt av skattemyndighetene. Mellomlegget må da beskattes som lønn.

For spørsmål om beskatning av utgiftene til kost vennligst ta kontakt med skatteetaten.

Når er den reisende forsikret?

På visse vilkår gir staten som arbeidsgiver erstatning for tap og/eller ulykker for ansatte som er på reise.  

Staten er selvassurandør. Dette betyr at staten dekker erstatningsbeløp over budsjettet uten å tegne forsikringer.  

Som leder er du ikke ansvarlig for enkeltstående private reise- og/eller ulykkesforsikringer. Dersom reisen blir betalt med privat betalt kredittkort, vil den ansatte på reisen også normalt være en forsikret gjennom kredittkortselskapet.  

Viktige punkter om forsikring: 

Om arbeidstaker velger å endre godkjent reiserute, gjelder ikke forsikringen på den delen av reisen som ikke er godkjent. Det samme gjelder om medarbeideren din kombinerer tjenestereise og fritid. 

Skader den ansatte seg for eksempel på en løpetur etter endt arbeidsdag, så er hun ikke forsikret av arbeidsgiver. 

Den ansatte får dekket tap av personlige gjenstander som er tatt med på reisen til tjenesteformål. Tap og skade skal meldes til arbeidsgiver med en gang. Som arbeidsgiver kan du kreve at den ansatte har tatt forholdsregler for å sikre seg mot for eksempel tyveri. Den ansatte trenger ikke å legge frem kvitteringer for tapte gjenstander. 

Daglige reiser til og fra jobb, regnes ikke som reisetid, og må dermed forsikres privat. 

I tilfeller der virksomheten betaler årsavgift på kredittkortet til den ansatte, er det forsikringen knyttet til kortet som gjelder. 

Som leder er du ansvarlig for at den ansatte gjør seg kjent med regelverket for reiser og Statens reiseregulativ.  

Jeg har lest at jeg ikke lenger trenger å legge ved orginalbilag til reiseregningen. Stemmer dette?

Kommunal- og moderniseringsdepartementet forvalter innenlandsavtalen og utenlandsavtalen. Bestemmelsene om reiseregning finnes i hhv. §§ 14 og 15 i avtalene. Disse bestemmelsene viser til skattebetalerforskriften, som nå er endret. Se skattebetalingsforskriften § 5-6-12 og kunngjøring fra Skatteetaten.

Dersom det er spørsmål omkring utfylling av reiseregning, bilag, elektronisk innlevering og hvilke krav som stilles til reiseregninger, må dere ta kontakt med skatteetaten for bistand.

Tips og bonuspoeng

Kan jeg gi tips?

Som hovedregel skal det ikke utbetales tips for statens regning. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.

I forbindelse med representasjonsutgifter kan det i enkelte tilfeller likevel være nødvendig å betale tips. Ved representasjon i utlandet kan det i enkelte land være fast praksis å gi 15 til 20 prosent i tips, for eksempel i USA hvor tips antas å utgjøre en større andel av betjeningens lønn. I slike tilfeller aksepteres det at man gir tips etter landets faste praksis. Dersom det på regningen fremkommer at serviceutgifter er dekket, legges det til grunn at tips er dekket. Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.

Den enkelte arbeidstaker må avklare, på forhånd, med sin arbeidsgiver hvorvidt det er anledning til å dekke tips på arbeidsgivers regning.

Hvilke regler gjelder for bruk av opptjente bonuspoeng?

Det følger av § 4 i begge reiseavtalene at «Arbeidstaker kan ikke privat benytte eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter….». Det betyr at det ikke er adgang til å bruke bonuspoeng, opptjent på reise, til private reiser eller opplevelser (slik som hotellovernattinger, kjøp og liknende)

Transport 

Hvordan dekkes transport?

Alle ansatte i staten skal etterstrebe og reise så billig som mulig. Du må ha kvitteringer på utgifter til rutefly, beste klasse tog og beste klasse skip. Andre utgifter til rutegående transportmidler, som buss og flytog, dekkes uten legitimasjon.   

For å bruke drosje, leiebil og andre fremkomstmidler, må det innhentes samtykke på forhånd. Når leder godkjenner reiseregningen, regnes dette også som samtykke. 

I tillegg til å dekke utgifter for de ulike transportmidlene, dekker arbeidsgiver andre nødvendige utgifter som bom- og veiavgifter og utgifter til telefon, plassbilletter, nødvendig internettilgang med mer.  

Kan jeg få kilometergodtgjørelse når jeg går, bruker sykkel, el-sykkel eller andre ikke-motoriserte fremkomstmidler?

Verken ìnnelandsavtalen eller utenlandsavtalen gir arbeidsgiver adgang til å utbetale kilometergodtgjørelse ved bruk av sykkel, el-sykkel, gange til fots eller andre fremkomstmidler som ikke er motoriserte.

Det skal innhentes forhåndssamtykke hos arbeidsgiver dersom egen bil skal benyttes som transportmiddel på reisen. Arbeidsgiver har dersom visse vilkår er oppfylt, adgang til å tilstå kilometergodtgjørelse for motoriserte fremkomstmidler, se §§ 6 og 7 i henholdsvis innenlandsavtalen og utenlandsavtalen.

Overnatting

Hva er overnatting?

Med overnatting menes at man har arbeidsfri og har mulighet for hvile. Arbeid som utføres i dette tidsrommet er ikke å anse som overnatting, og må være knyttet til turnus, skift, overtid eller tilsvarende, jf. HTA §§7, 13, 15 og 16.

Overnatting skjer utenfor egen bopel. Det er i utgangspunktet ikke overnatting dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten. Unntak kan tenkes dersom man for eksempel kommer hjem i løpet av natten fra en reise med tog eller båt og har hatt sovekupé eller lugar.

Dersom man reiser om natten (for eksempel selv fører en bil) er det i utgangspunktet ikke arbeidsfri og hvile. Man kan da få godtgjort tiden som for eksempel arbeidstid eller reisetid.

Det er ikke avgjørende at man er borte 5 timer eller mer i løpet av natten (tidsrommet 22-06). Det er den reelle overnattingen som skal vurderes.

Reisen min varte til langt på natt. Betyr ikke det at jeg har overnattet?

Det avgjørende her er hvorvidt du faktisk har hatt arbeidsfri og har overnattet. Det er ikke nok at reisen har vart i mange timer, og at du har avsluttet reisen om natten. Dersom reisens endepunkt er din egen bopel er det ikke en overnattingsreise, med mindre du for eksempel kommer sent hjem fra en reise med tog eller båt og har hatt sovekupé eller lugar.

Hva er utgifter til overnatting?

Utgangspunktet er at arbeidsgiver skal sørge for overnatting, jf. § 10 nr. 1. Dersom den ansatte selv må legge ut for overnattingen skal den ansatte få dekket utgiftene. Utgiftene kan være legitimert (typisk hotellregning) eller ulegitimert (overnatting uten kvittering).

Overnatting etter kvittering eller regning (legitimert) har for 2016 et øvre tak på kr 1800 kroner i Norge.

Makssatser for overnatting utenfor Norge er tatt bort fra 1.1.2016. Overnatting på hotell og lignende dekkes etter regning. Arbeidsgiver må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnadsramme. 

Det er kun når arbeidsgiver ikke sørger for overnatting (på for eksempel hotell eller liknende) at den ansatte kan ha krav på ulegitimert tillegg. Satsen for det ulegitimerte tillegget er 430 kr og gis bare ved overnatting i Norge. Ved ulegitimert tillegg stilles det ikke krav til opplysninger om hvor man har overnattet, men man kan ikke overnatte i eget hjem. Tilsvarende bestemmelse finnes ikke for overnatting i utlandet. Ved overnatting på tog, båt og liknende gis det ikke ulegitimert tillegg når soveplass er inkludert i billetten.

Har du andre spørsmål, gå til videre her:

Reiser innenlands

Reiser utenlands

Guide til statens reiseregulativ (e-læringskurs)

Eller spør Difis veiledningstjeneste.

Difis veiledningstjeneste
Spør Difis fagpersoner

 

Publisert: 09. des 2017, Sist endret: 06. Feb 2018

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*