Ofte stilte spørsmål om arbeids- og fleksitid

Kvinne ved PC

Difis veiledningstjeneste har fått flere spørsmål knyttet til særavtale om fleksibel arbeidstid i staten. Her kan du se svarene.

Publisert: 14. nov 2018, Sist endret: 15. nov 2018

Leders styringsrett

Kan vi pålegge en ansatt å jobbe ut over ordinær arbeidstid og si at den ansatte må ta det som fleksitid?

Arbeidstaker kan ikke pålegges å arbeide fleksitid utover ordinær arbeidstid. Dersom en arbeidsgiver pålegger en arbeidstaker å arbeide utover ordinær arbeidstid, er dette overtidsarbeid etter fellesbestemmelsene § 13. Plusstid i fleksitid og overtidstimer skal holdes adskilt.

Avspaseringen til et par medarbeidere fører til uforutsigbarhet og ekstra belastning for andre. Hva kan vi som ledere gjøre ?

Som ledere må dere følge med på arbeidstiden til den enkelte medarbeider. Dere bør være oppmerksom på at praksis med å innvilge eller ikke innvilge avspasering kan påvirke de ansattes opplevelse av rettferdig behandling. Lag gjerne en oversikt over når det er mye å gjøre og når det er mindre å gjøre. Diskuter den med de ansatte og skap en forståelse for at dere må ta ansvar sammen.

Avspasering og overtid 

Kan en ansatt avspasere og jobbe overtid samme dag?

En ansatt skal i utgangspunktet jobbe full dag før overtiden kan begynne. I mange statlige virksomheter innebærer det 7 timer og 45 minutter vintertid og 7 timer sommertid. Om du som arbeidsgiver tillater det, er det mulig å avspasere og jobbe overtid samme dag. Fleksitid er allerede opparbeidet og trekkes av tidsregnskapet.

Om en ansatt for eksempel har avspasert fra kl. 08:00-09:00, men så blir pålagt å arbeide ut over ettermiddagen, vil overtiden begynne å løpe kl. 15:45 om vinteren og 1500 om sommeren om virksomheten følger den arbeidstiden som er vanlig i mange statlige virksomheter.

Kan en ansatt avspasere i uken og likevel jobbe overtid i helgen?

En ansatt kan avspasere deler av uken og allikevel jobbe overtid i helgen. Vel og merke om overtiden er pålagt. Arbeid utover avtalt arbeidstid må ikke gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det (arbeidsmiljøloven § 10-6).

Deltid

Vi har en deltidsansatt som ønsker å avspasere timer. Hvordan regner vi det?

Avtalen sier at deltidstilsatte kan ta ut antall avspaseringsdager forholdsmessig etter avtalt stillingsprosent. Forutsetningen er at de ansatte har jobbet inn timene, altså har plusstid. En 100 prosent stilling gir rett på 24 dager avspasering per kalenderår. 60 prosent stilling har da 14 dager som kan avspaseres per kalenderår.

Fast helgearbeid

Kan en arbeidstaker ha fast arbeidstid annenhver lørdag innenfor fleksitidsavtalen?

Ja. En arbeidstaker kan ha fast arbeidstid på lørdag, men det følger at arbeidstaker da får en annen ukedag fri.

Kurs på lørdager 

Vi har en ansatt som har vært på kurs på en lørdag. Hvordan skal tiden registreres?

Det kan være flere grunner til at en ansatt går på kurs på en lørdag. Deltakelse på kurset må være avtalt med arbeidsgiver eller pålagt av arbeidsgiver. Dersom den ansatte er omfattet av særavtale om fleksibel arbeidstid i staten, kan personen velge å registrere det som alminnelig arbeidstid i inntil fem timer. Dersom den ansatte er pålagt kursdeltakelse på en virkedag som i utgangspunktet ikke er arbeidsdag vil det være å anse som overtid.

Avspasering i oppsigelsestiden

Vi har en arbeidstaker som skal slutte. Kan personen forlange å få avspasert alle plusstimene sine i oppsigelsestiden?

Ja, det kan den ansatte. I særavtale om fleksibel arbeidstid i staten (pkt 4) er det oppgitt at pluss- og minustimer skal avvikles i oppsigelsestiden. Det er derfor viktig at du som arbeidsgiver tar en samtale med ansatte som har sagt opp om avspasering /opptjening av plusstid og lager en plan for dette.

Vi har en arbeidstaker med plusstimer som skal slutte. Kan vi utbetale plusstimene som overtid?

Opparbeidet fleksitid kan ikke utbetales, men reisetid/overtid til avspasering kan utbetales.  God dialog om arbeidstid er derfor å anbefale i det daglige. Det er både arbeidstaker og arbeidsgivers ansvar for at pluss- og minustimer avvikles i oppsigelsestiden.

Kan en ansatt som skal slutte kreve å få avspasere sine siste arbeidsuker?

Avspasering skal avtales. Den ansatte har derfor ikke en ensidig rett til å bestemme når avspasering skal skje. Som leder må du ivareta de tjenstlige behovene og avveie dette opp mot arbeidstakers ønsker.

Et tips er å ta praten om oppsigelsestid og avvikling av plusstimer så raskt som mulig når oppsigelse er mottatt.

Hva skjer med plusstimer når en ansatt bytter avdeling internt?

Den nye avdelingslederen må forholde seg til plusstimene. Den ansatte bytter kun avdeling, ikke arbeidsgiver.

Sykdom og fleksitid

Hva skjer når en ansatt kommer før klokka 08:00, blir syk og stempler ut med koden «syk» del av dag. Gir arbeidet før klokka 08:00 plusstid?

Syk del av dag gir ikke plusstid.

Minustid

Kan en ansatt med flere titalls minustimer bli trukket i lønn, selv om han eller hun motsetter seg dette?

 Ja. Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten punkt 4. sier at minustimer over 10 timer medfører trekk i lønn.

Ved behov for redusert arbeidstid skal arbeidstaker søke permisjon.

Det er lurt å ta en prat med ansatte som har mye minustid og høre om hvorfor de er kommet i en slik situasjon.

Ved gjentakende eller særlig alvorlige brudd på avtalen, bør arbeidsgiver minne om arbeidsavtalens betydning og vurdere reaksjoner.

Hva skjer hvis en ansatt har mer enn 10 minustimer på tidspunkt for årsavregning?

Tidsregistrering bør følges opp slik at det ikke utvikler seg til å bli så mye minus.

Mulig tilnærming kan være at den ansatte og nærmeste leder tar en samtale om dette. Kanskje er det spesielle grunner til at det har blitt sånn akkurat nå? Er det en mulighet å inngå en avtale med vedkommende om å arbeide inn disse minustimene igjen? Er det aktuelt å avtale redusert arbeidstid? Fins andre løsninger?  Leder bør i samtalen informere medarbeider om at det anses som brudd på den enkeltes arbeidsavtale, jfr Departementets kommentar nr 5 til i Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten pkt 4»

Ved gjentakende eller særlig alvorlige brudd på avtalen, bør arbeidsgiver minne om arbeidsavtalens betydning og vurdere reaksjoner.

Se gjerne Difis digitale treningsarena for vanskelige samtaler som forberedelse til praten.

Prosjekter og timeføring

Hvilke krav gjelder for registrering av arbeidstid, og kan det knyttes til prosjekter?

Etter arbeidsmiljølovens § 10-7 skal det foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet.
Det er ingen reguleringer i lov- og avtaleverket som gjelder spesifikt registrering av timer på prosjekter. Det er også lurt å sette seg inn i særavtale om lønns- og personalregistre.

Som arbeidsgiver kan det være lurt å drøfte dette med de tillitsvalgte. De kan ofte gi nyttige innspill og kan kanskje også bidra med forståelse blant sine medlemmer om verdien av prosjektregistrering. En synliggjøring av gevinsten ved prosjektregistrering kan også virke motiverende for de ansatte.

Petroleumsinnretninger 

Noen ansatte jobber noen ganger mer enn 12 timer per dag når de har tilsyn på petroleumsinnretninger. Hvordan skal vi kompensere dette?

Særavtale om oppdrag på petroleumsinnretninger til havs gjelder under opphold på innretning/fartøy og på reise mellom heliport/kai og innretning/fartøy. Ved offshorearbeid uten overnatting gis det overtidsbetaling og avspasering, se punkt 3 i avtalen. Ved oppdrag uten overnatting gis det ikke avspasering, men utbetales overtid etter HTA § 13 for arbeidet tid utover åtte timer.

Petroleumstilsynet har egen rammeforskrift.

 

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*