Hvordan lede medarbeidere som sitter på hjemmekontor?

I løpet av mars 2020 tok flere statlige virksomheter aktivt bruk av hjemmekontor som et smittevernstiltak. Plutselig ble de fleste statlige ledere fjernledere – ledere som leder på avstand. Hvordan lykkes med fjernledelse når du ikke ser dine medarbeidere daglig?

Å lede på avstand skiller seg ikke fra stedlig ledelse, men den nye arbeidsformen krever en ny bevissthet for deg som leder for å lykkes med å lede medarbeidere som sitter på hjemmekontor.

Det er særlig fem forhold du må være bevisst på for å bli en mer nærværende fjernleder:

Utøv kontroll ved å vise tillit

Tillitsbasert ledelse forutsetter at du har et positivt menneskesyn og tror på at mennesker har et grunnleggende ønske om å gjøre en god jobb, mestre og bidra. Å utøve ledelse handler om å finne balansen mellom tillit til at dine medarbeidere kan løse tildelte oppgaver, og kontroll av at oppgavene er løst på god måte og til riktig tid.

Tillit utvikles gjennom relasjoner, opplevelser av troverdighet, respekt og rettferdighet. Disse opplevelsene må være gjentagende, da tillit bygges over tid. Dette skjer i daglig samhandling mellom deg og dine medarbeidere, noe som hjemmekontorarbeidsformen kan utfordre da kontakten er mye mer begrenset og formell enn når man daglig møtes på kontoret.

Tillit handler ikke om å fjerne kontroll, men om å kontrollere på en meningsfull måte.

Å utøve kontroll ved å vise tillit innebærer at du

  • handler slik at dine medarbeidere har tillit til deg
  • tydeliggjør ansvar og delegerer myndighet
  • diskuterer med dine medarbeidere hvilke former for kontroll som er nødvendige når man ikke ses i hverdagen
  • oppfordrer til åpenhet om forhold som ikke fungerer
  • skryter av dine medarbeidere ved enhver anledning

Medarbeidere som opplever tillit ønsker å yte mer tilbake for å styrke tillitsforholdet. Derfor er det viktig at du legger til rette for at medarbeiderne kan og vil bruke sin kompetanse, initiativ og kreativitet. Deleger derfor oppgaver som kan bidra til at dine medarbeidere vokser. Å tydeliggjøre ansvar og delegere myndighet til dine medarbeidere vil gi deg tid til å lede og medarbeidere som skaper bedre resultater gjennom større ansvar og handlingsrom i egen arbeidshverdag.

Refleksjonsspørsmål

  1. Hva kjennetegner kulturen i din virksomhet? Er det en grunnleggende tillit til hverandre?
  2. Er dialogen i din enhet preget av tillit? Hvis ikke, hva kan du gjøre for å bedre tillitsforholdet?
  3. Hva gjør du for å skape tillit? Hvilke grep kan du ta for å forbedre relasjonen du har til dine medarbeidere?
  4. Hvor god er du til å delegere oppgaver? Er du redd for å «gi slipp», og med det tenker at du kan miste kontrollen?

Sett medarbeiderne i stand til å lede seg selv

Å ha medarbeidere som behersker selvledelse er en av dine viktigste suksesskriterier som fjernleder. Selvledelse krever at du som leder gir dine medarbeidere de riktige forutsetningene, ellers risikerer du å oppleve mistrivsel, manglende effektivitet og uløste arbeidsoppgaver blant dem.

Din ledelse er nødvendig for at de skal lede seg selv. Din tillit til dem er grunnsteinen i deres selvledelse. Medarbeiderne skal tørre å snakke med deg om tvil og feil, og de skal tørre å stille spørsmål.

Å sette medarbeiderne i stand til å lede seg selv innebærer at du

  • trygger dine medarbeidere i at de har en støttespiller i deg til tross for avstanden
  • tydeliggjør mål, oppgaver og resultater
  • avklarer forventninger til hverandre

Dette er med på å skape forutsigbarhet for hva som skal gjøres og hvorfor det skal gjøres, og gir medarbeiderne handlingsrom for å planlegge og gjennomføre oppgavene. Medarbeiderne kan da selv planlegge sin egen arbeidsdag og slippe å jobbe med uforutsatte oppgaver.

Gjennom myndiggjøring av dine medarbeidere lærer de å løse problemer ved å bruke ressurser de har til rådighet og å være kreative. Å ha myndighet til å ta beslutninger basert på felles mål og forventede resultater, gjør dine medarbeidere til gode beslutningstakere.

Selvstendige medarbeidere sparer deg i tillegg for mye tid. Når du har medarbeiderne som klarer å utføre oppgaver uten løpende kontakt med deg, frigjør det tid for deg til å være tilgjengelig for de ansatte når de trenger deg, og til å tenke strategisk og planlegge fremtidige oppgaver.

Refleksjonsspørsmål

  1. Hvordan er enhetens og virksomhetens mål forankret hos dine medarbeidere? Er målene tydelige nok?
  2. Hvordan følger du opp oppgaver og prosjekter? Har dere faste rutiner for fremdrift og rapportering i din enhet?
  3. Hvor tilgjengelig er du for dine medarbeidere?
  4. Har du tydelige forventninger til når dine medarbeidere skal involvere deg i en beslutningsprosess?

Skap nærvær med uformell kommunikasjon

Alle medarbeidere har bruk for nærvær og tillit fra sine ledere, og den uformelle kommunikasjonen er med på å skape grobunn for dette. Ved å sitte på hvert sitt hjemmekontor, mister man den uformelle kommunikasjon som daglig foregår på en fysisk arbeidsplass, som for eks. småsnakk ved kaffemaskinen, oppdatering på hvordan det går på hjemmebane, eller serier man har rundet på nett-TV.

Den skriftlige kommunikasjonen (e-poster, chat, intranett) er et godt verktøy når ledere og medarbeidere ikke sitter på samme lokasjoner. Det er effektiviserende å kommunisere informasjon til mange mottakere. Samtidig er den skriftlige kommunikasjonen mer formell, og ofte er det lite som skal til for at budskap misforstås fra lesernes side, uten at avsenderen mottakeren får vite om det.

Du kan skape nærvær med uformell kommunikasjon ved å

  • tilføre personlig stil i din skriftlige kommunikasjon
  • vurdere å ta en telefon- eller videosamtale istedenfor å skrive en e-post
  • være nysgjerrig på dine medarbeidere
  • bruke humor
  • være ekstra raus med tilbakemeldinger

Vær bevisst på at når alle medarbeidere sitter på hvert sitt hjemmekontor, så går de også glipp av hverandres relasjonsbygging som ellers ville ha skjedd i lunsjen og kaffepausen. Medarbeidere med gode relasjoner til hverandre hjelper oftere hverandre. Derfor er det viktig å bygge sosiale bånd og nettverk.

Refleksjonsspørsmål

  1. Hvordan skaper du nærvær når du fysisk møter dine medarbeidere? Er det forskjellig fra når du kommuniserer med dem kun digitalt?
  2. Hvilke digitale kanaler kommuniserer du med dine medarbeidere på?
  3. Hvordan foregår den uformelle kommunikasjonen?
  4. Fungerer den uformelle kommunikasjonen optimalt på de ulike digitale kanalene?
  5. Hva kan dine medarbeidere forvente av deg på de forskjellige kanalene? Hvor fort svarer du på en henvendelse? Hvilken tone har du i svarene dine?
  6. Hva forventer du av dine medarbeidere på de forskjellige kanalene? Skal de svare på felles informasjon? Skal de svare på e-poster/SMS o.l. utenom arbeidstid? Hva slags tone forventer du av dem?
  7. Hvordan skaper du samhold mellom dine medarbeidere? Hvordan deler dere private hendelser?
  8. Hvilke digitale arenaer finnes det for å dele kunnskap og erfaringer i enheten din? Hvordan blir de brukt? Hvordan kan man optimalisere bruken?

Følg opp medarbeiderne individuelt

Det er lett å tenke at det er effektivt å bruke fellesmøter eller e-poster til å spørre om hvordan det går og til å følge opp medarbeidere og oppgaver. Får du svar fra alle? Eller er det bare de ekstroverte og de som liker å være skriftlige som svarer på slike spørsmål i plenum?

Å følge opp medarbeiderne individuelt krever at du

  • har korte jevnlige oppfølgingssamtaler med hver medarbeider
  • er nysgjerrig og interessert og spør om både arbeid og trivsel
  • gir jevnlig tilbakemelding på arbeidet
  • vurderer om medarbeideren har kolleger som vedkommende har daglig kontakt med (sosialt og faglig)

Hvis det er mulig, bør medarbeidersamtalen skje med fysisk tilstedeværelse. Under samtalen bør du spørre hvordan hjemmekontor-løsningen og fjernledelsen fungerer, og hva som kan bli bedre.

Mer om: Hvordan ta vare på arbeidsmiljøet på hjemmekontor.

Refleksjonsspørsmål

  1. Stiller du dine medarbeidere åpne spørsmål som:
    1. Har du alt du trenger for å gjøre oppgavene dine?
    2. Hva går bra? Ser du noen utfordringer?
    3. Er det noe jeg kan bidra med?
  2. Hvordan gir du tilbakemeldinger på gjort arbeid?

Ha effektive digitale møter

Lange monologer eller kaotiske møter der alle snakker i munnen på hverandre er ineffektive og demotiverende. For å sikre aktiv deltakelse og fremdrift, må du som møteleder

  • planlegge møtet i forkant – vær tydelig på formål og utfall
  • forbered deg på det tekniske
  • etablere spilleregler for gjennomføring av digitale møter
  • avklare forventninger til deltakerne
  • ta i bruk funksjonaliteter i videokonferanseverktøyet for å involvere deltakerne
  • ved innlegg og kommentarer fra deltakerne beskriv gjerne reaksjoner underveis som eksempelvis, ser at mange nikker gjenkjennende nå/smiler/her får du støtte osv.
  • følge opp møtet

Tips og råd: Digitale møter og hvordan lykkes med digital møteledelse

Vær bevisst på at uformell kommunikasjon og small talk skaper relasjoner og kan bidra til å trygge, motivere og få ut frustrasjon og følelser. Prøv å legge til rette for snakk utenfor dagsorden enten før eller etter møtet uten at det går utover møtets formål og at det unødvendig opptar møtedeltakernes tid. Å legge til rette for bursdagsfeiringer eller fredagskaffe på videomøter er å signalisere at her er det et møte hvor det sosiale står i fokus.

Refleksjonsspørsmål

  1. Hvordan fungerer dagens felles digitale møter? Hva er bra ved møtene, og hva er en utfordring?
  2. Hvilke digitale sosialiseringspunkter har dere når alle sitter på hjemmekontor?

DFØ har gjennomført en undersøkelse om hvordan det var å flytte på hjemmekontor i mars. Du kan lese resultatet under:

Da statsforvaltningen flyttet hjem (PDF)

Utforsk dette temaet videre