Da Kunnskapsdepartementet skulle omstille egen sektor, tok de et utradisjonelt valg

Portrett av mann

- Den åpne prosessen bidro til at løsningene i stor grad var påvirket av innspillene som kom fra virksomhetene, sier spesialrådgiver Trond Fevolden i KD.

Publisert: 06. sep 2018, Sist endret: 29. okt 2018

Under Partnerforums seminar Utflytting av statlige arbeidsplasser presenterte spesialrådgiver i Kunnskapsdepartementet (KD), Trond Fevolden, den nylig gjennomførte omorganiseringen av kunnskapssektoren. I omstillingen ble flytting og sammenslåing en del av løsningen.

Trond Fevoldens PPT fra foredraget (Partnerforum/uio.no)

Involverte virksomhetene i omfattende dialog

Tradisjonelt er omorganiseringer i offentlig forvaltning designet som «top–down»-prosesser hvor departementet sitter i førersetet.

KD valgte å involvere virksomhetene som ble berørt i en omfattende dialog gjennom tre samlinger frem mot utarbeidelsen av forslag til statsråd og regjering.  Diskusjonene på samlingene lå nærmere et operativt nivå enn det som har vært vanlig i slike prosesser.

Unngikk fallgruver

Fevolden viser til at mange flytteprosesser i staten er grundig evaluert.

- Det er viktig å lære av erfaringene slik at kommende prosesser blir gode – både for arbeidsgivere og arbeidstakere, sier han.

I foredraget begrunnet Fevolden det utradisjonelle valget av prosess med tre faktorer der man ser det ofte går feil i utflyttingsprosesser.

  • Man har ikke utredet konsekvensene grundig nok
  • Man har ikke tatt høyde for pukkelkostnader
  • Man tar ut gevinstene før de har oppstått

-  Fusjoner, som her da vi slo sammen etater og flyttet ut arbeidsplasser, koster penger. Pukkelkostnadene er der uansett. Det må det settes av penger til, sier Fevolden. I tillegg viser erfaringene at selv om endret lokalisering er utredet grundig, er det til syvende og sist politiske vedtak som avgjør. Og da kan betingelser endres.

Prosjektet endte blant annet med å anbefale en tidsramme for flytting av arbeidsplasser på fem år. Og en anbefaling om at 10 prosent av det samlede antall årsverk i virksomheten ble flyttet.

- Fem år er verken kort eller lang tid. Erfaringene fra andre virksomheter som har fusjonert, viser at du må påregne en tid for å sette organisasjonen, sier han.

Virksomhetene selv fikk ansvaret for å gjennomføre flyttingen innenfor tidsrammen.

- Det er kostnadseffektivt fordi man da lettere kan opprettholde nåværende aktivitet, sier Fevolden.

Dannet godt beslutningsgrunnlag

Den åpne prosessen som aktivt involverte de berørte virksomhetene, ga både KD og virksomhetene verdifulle erfaringer.

Prosjektet ba blant annet virksomhetene fylle inn en oversikt prosjektet laget over hvilke oppgaver de løste, fordelt på hovedkategorier. De spurte så virksomhetene om det var oppgaver de tenkte de kunne slutte med, eller oppgaver andre virksomheter drev med som de kunne overta.

- På spørsmål om noen drev med oppgaver det ikke var behov for, kom det ingen forslag, sier Fevolden til Arbeidsgiverportalen.

Derimot ble det pekt på en rekke oppgaver som enkelte av virksomhetene mente ville bli løst bedre om de ble overført til dem. De temperaturfylte diskusjonene som fulgte mellom virksomheter og virksomhet og departement i etterkant, bidro til et godt beslutningsgrunnlag.

- Vi fikk opp de viktigste synspunktene i disse møtene, sier Trond Fevolden til Arbeidsgiverportalen. 

Samtidig førte prosessen til at løsningene i stor grad var påvirket av innspillene som kom fra virksomhetene. Å involvere de berørte virksomhetene aktivt gjorde at argumenter for og mot ulike alternativ kom opp fortløpende, og at resultatet av prosessen ikke kom som noen overraskelse på de involverte.

Du kan også lese mer om prosessen og erfaringene i Trond Fevoldens egne ord i Stat og styring

Mer om omstilling og endring på Arbeidsgiverportalen:

 

Deldette