Ofte stilte spørsmål om personalreglement

En gjeng glade studenter

Hva skal du ha med i virksomhetens nye personalreglement?

Publisert: 19. Apr 2018, Sist endret: 20. aug 2018

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt ut en ny mal for personalreglement i forbindelse med at statsansatteloven setter nye regler for ansettelse og opphør av tjeneste i staten.

Fristen for nye personalreglement er 1. juli 2019, men allerede nå har flere virksomheter valgt å oppdatere reglementene slik at de er i tråd med statsansatteloven.

Difis veiledningstjeneste har fått en rekke spørsmål rundt de nye reglene som følge av oppdateringen av kapittel 2 i Statens personalhåndbok. Under følger spørsmål til blant annet hvilket innhold personalreglementene skal ha.

Generelle spørsmål om personalreglement 

Kan vi ha bestemmelser knyttet til ordensstraff og oppsigelser i personalreglementet?

Bestemmelser om ordensstraff, oppsigelser og liknende er regulert av lov og det kan ikke forhandles om innholdet i disse bestemmelsene.

Ved å ta inn ordensstraff, oppsigelser og liknende som del av personalreglementet, kan dette oppfattes som at virksomheten åpner opp for å forhandle om innholdet i disse bestemmelsene.

Bestemmelser og rutinebeskrivelser om ordensstraff, oppsigelser og liknende hører imidlertid temamessig sammen med de fremforhandlede bestemmelsene i et personalreglement. Av denne grunn anbefaler Kommunal- og moderniseringsdepartementet at de tas inn som et vedlegg til reglementet.

Hva menes med «forhandlingsberettigede organisasjoner» i malen?

Dette spørsmålet refererer til mal for personalreglements pkt 7.1 og 7.2.

Forhandlingsberettigede organisasjoner er de organisasjonene i virksomheten som har forhandlingsrett om personalreglement etter lov om offentlige tjenestetvister § 3.

Kan vi ha en bestemmelse som tillater at en midlertidig ansatt får fast ansettelse uten at virksomheten kunngjør den faste stillingen?

I den nye statsansatteloven er ikke muligheten for unntak fra offentlig kunngjøring videreført.

Skal du lage et nytt personalreglement, kan du ikke ta inn en bestemmelse som åpner for en overgang fra midlertidig til fast ansettelse uten at stillingen kunngjøres offentlig.

I Mal for personalreglement etter tjenestemannsloven var det en bestemmelse om at man kunne unnlate å kunngjøre fast stilling i enkelte tilfeller. Dette gjaldt for eksempel når en statsansatt var ansatt midlertidig etter offentlig kunngjøring og vanlig ansettelsesprosess ellers.

Bestemmelsen hadde bakgrunn i tjenestemannsloven § 2, som åpnet for unntak fra hovedregelen om offentlig kunngjøring, blant annet i en virksomhets personalreglement. I kommentarene til bestemmelsen sto det at det ville være en fordel om man hadde tatt med muligheten for fast ansettelse i kunngjøringen, uten at det var et krav. Denne muligheten er fjernet i den nye statsansatteloven.

Overgang fra midlertidig ansettelse til fast kan dermed kun skje dersom arbeidstakeren får rett til fast ansettelse etter statsansatteloven § 9 tredje ledd (treårsregelen) eller at det blir avsagt dom for at det foreligger et fast arbeidsforhold etter statsansatteloven § 38 første ledd.

Stillinger som ikke må lyses ut offentlig

Spørsmål og svar under gjelder malens punkt 2.1 og 2.2 som omhandler unntak fra reglene om offentlig kunngjøring.

Skal jeg utlyse en ansettelse som skal vare i inntil seks måneder?

Ansettelser inntil seks måneder avgjøres av arbeidsgiver. Her er det ikke behov for å regulere dette nærmere i personalreglement.

Se statsansatteloven § 7 første ledd

Kan jeg la være å utlyse en ansettelse som kun skal vare inntil ett år?

Du kan gjøre unntak fra kvalifikasjonsprinsippet og kravene til offentlig utlysning, innstilling og behandling i ansettelsesorgan for ansettelser i inntil ett år dersom partene i virksomheten blir enige om det. Dette må stå i personalreglementet.

Hvem har rett til å ansette for kortere perioder enn 12 måneder?

Dette er opp til virksomheten å bestemme hvem som har rett til å ansette for kortere perioder enn ett år. Ordningen må beskrives i personalreglementet. Det vanlige er at det er direktøren, eller den som direktøren har gitt fullmakt til, som har ansettelsesretten.

Se statsansatteloven § 7 annet ledd

Må lederstillinger utlyses offentlig ved ledighet over seks måneder og inntil ett år?

Du kan ansette ledere uten offentlig kunngjøring ved ledighet over seks måneder og inntil ett år. En slik regel må tas inn i personalreglementet.

Praksisen rundt ansettelse av ledere kan fravike fra andre typer ansettelser i virksomheten.

Du kan for eksempel avtale at det ikke er nødvendig å utlyse saksbehandler- og kontorstillinger offentlig, men at det er nødvendig å utlyse visse lederstillinger eller alle lederstillinger offentlig. Dette må du da skrive i personalreglementet.

Se statsansatteloven § 7 annet ledd

Innstilling

Disse spørsmålene og svarene handler om veiledningen til personalreglementet om innstilling.

Hva skjer når nærmeste leder, som skal avgi innstilling, også er medlem av ansettelsesrådet?

I de fleste tilfeller er det nærmeste leder som skriver/avgir innstilling til ansettelsesrådet i en virksomhet. I enkelte virksomheter hender det imidlertid at nærmeste leder også er medlem av ansettelsesrådet.

I slike tilfeller skal nærmeste leder kun avgi et forslag til ansettelse til ansettelsesrådet. På den måten vil ansettelsesrådet ha mulighet til å vurdere andre kandidater.

 

Hvilke krav stilles til et forslag til ansettelse?

Om nærmeste leder, som normalt utarbeider en innstilling, også sitter i ansettelsesrådet, skal lederen avgi et forslag til ansettelse slik at ansettelsesrådet kan vurdere andre kandidater fritt.

Det stilles imidlertid samme krav til et forslag til ansettelse som til en formell innstilling.

Statsansattelovens § 5 tredje ledd, bestemmer at både en innstilling og et forslag vanligvis skal omfatte tre søkere, dersom det er flere kvalifiserte søkere til stillingen. Disse søkerne skal også i begge tilfeller rangeres.

Forskjellen på et forslag og en innstilling, er at ansettelsesrådet ved et forslag også kan vurdere andre kandidater enn de som er innstilt.

Hvorfor skal forslag/innstilling til ansettelse sendes til uttalelse i en bestemt rekkefølge?

Dette spørsmålet gjelder malens pkt. 8.1.

Flere har spurt om det går an å opprette en sak med lesetilgang til rådets medlemmer, slik at disse får tilgang til sakspapirene samtidig.

I punkt 8.1 i malen for personalreglement står det imidlertid at forslaget eller innstillingen bør følge en bestemt rekkefølge der rådet leder uttaler seg sist.

Punkt 8.1 kan fravikes dersom partene i virksomheten er enige om det. Det er heller ingenting i veien for å ha en rutine hvor alt sendes ut samtidig til alle rådets medlemmer om det er ønskelig.

Medlemmer av ansettelsesrådet er selvstendige medlemmer som skal finne frem til den best kvalifiserte ut fra egen vurdering av søkerne. Arbeidsgivers representanter er ikke underlagt noen form for instruks eller styring i sin funksjon i prosessen. Heller ikke ansattrepresentantene er det, hverken fra arbeidsgiver, fra sin organisasjon eller andre.

Rekkefølgen i malen 8.1 er ikke regulert i lov eller forskrift, men årsaken til den foreslåtte rekkefølgen er følgende:

Retten til å ansette er i utgangspunktet en del av arbeidsgivers styringsrett. Dette medfører at arbeidsgiver utformer innstilling eller forslag til hvem som skal ansettes.

Det vanlige er at én eller flere representanter fra arbeidsgiversiden i ansettelsesrådet så får uttale seg om innstillingen/forslaget. Deretter følger representanter for de ansatte. Representanter for de ansatte har medbestemmelse og kan påvirke valg av kandidat.

Det kan være uheldig om direktøren (eller en annen leder) i en virksomhet ikke uttaler seg sist da det er en risiko for at han/hun vil kunne påvirke de andre medlemmenes syn.

Er medlemmene fremdeles uenige, bør man ha et møte om saken, slik at de forskjellige synspunktene og begrunnelsene for disse kan diskuteres. Da kan man forhåpentligvis bli enige. Om man ikke blir det, avgjør flertallet saken.

Ansettelsesrådet og sammensetning

Hvordan skal et ansettelsesråd være sammensatt?

Ifølge statsansattelovens § 6 annet ledd skal det alltid være like mange medlemmer fra arbeidsgiversiden som fra arbeidstakersiden i ansettelsesrådet.

Rådets leder skal være oppnevnt av arbeidsgiveren. Det vil si at det alltid vil være en person mer fra arbeidsgiversiden enn fra arbeidstakersiden.

Et ansettelsesråd kan dermed bestå av for eksempel tre (2+1), fem (3+2), syv (4+3) personer. Rådet bør helst ikke ha flere enn syv medlemmer da saksbehandlingen vil bli svært omfattende. Hvordan rådet blir sammensatt og medlemmene blir oppnevnt, må partene bli enige om i et personalreglement.

Disse reglene er identiske med dem som gjaldt etter tjenestemannsloven.

Må vi ha flere ansettelsesråd for ulike grupper ansatte?

Det er ikke noe lovkrav om antall ansettelsesråd. Dersom den enkelte virksomhet mener det er mest hensiktsmessig med ett råd for samtlige ansettelser, så beskrives denne ordningen i virksomhetens personalreglement.

 

Må stedfortredere i rådet for direktør og avdelingsdirektør/personalleder presiseres i personalreglementet?

Hvem som er stedfortredere skal fremgå av reglementet, jf. malens pkt. 6.5.

Her kan man vise til statsansattelovens § 6 annet ledd om «rådets sammensetning». Poenget her er at det skal være en fast ordning, slik at for eksempel ikke direktøren skal kunne skifte ut medlemmer og varamedlemmer av rådet fra ansettelsessak til ansettelsessak.

Lurer du på hvordan du skal samarbeide om personalreglementet med de tillitsvalgte? Få et raskt overblikk i videoen under fra nettkurset Samarbeid og medbestemmelse:

Statsansatteloven

 

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*