Statsbygg reduserte ledernivåer i sin største avdeling og plasserte inn alle på nytt

Bilde av en mann og en kvinne
Foto: Statsbygg

Innplassering i nye stillinger er en prosess med en god del innebygget usikkerhet. Statsbyggs prosess gir et godt eksempel på hvordan det bør gjøres for å gi medarbeidere og ledere mest mulig forutsigbarhet.

Publisert: 13. des 2018, Sist endret: 30. Jan 2019

Flere virksomheter gjennomfører omstillinger og endringer der medarbeidere og ledere må innplasseres på nytt.

For å vise et eksempel på hvordan du kan gjøre innplasseringsløpet i en omstilling, har vi snakket med HR-sjef Jan Ombudstvedt og seniorrådgiver Marianne Kratz i Statsbygg. Som en del av et større effektiviseringsprogram har de vært igjennom en intern omorganisering der de har redusert antall ledernivå i sin største avdeling.

Avdelingen har cirka 500 ansatte med arbeidsplasser spredt over hele landet. På bakgrunn av fremtidige endringer hos Statsbyggs kunder, var hensikten med omorganiseringen å få færre ledernivåer, større lederspenn og betydelig effektivisering.  

For Statsbygg var det avgjørende med en godt planlagt prosess for å gi medarbeidere og ledere mest mulig forutsigbarhet.

Godt forarbeid er avgjørende

HR-sjef Jan Ombudstvedt forteller at Statsbygg i forkant av prosessen laget et målbilde for avdelingen som skulle omorganiseres. Ulike scenarier ble utarbeidet for å komme frem til dette målbildet. Arbeidet ble ledet av strategistaben. Arbeidet var organisert som et prosjekt med prosjektgruppe, referansegruppe og styringsgruppe. Tillitsvalgte var med.

 - Vi kom frem til at naturlig avgang og ansettelsesstopp var hensiktsmessige tiltak. Administrerende direktør informerte om at omstillingen skulle skje uten oppsigelser og geografisk flytting, sier Ombudstvedt.

Etter at ny modell var drøftet og enighet om ny organisasjonsmodell var oppnådd i forhandlinger, startet innplasseringsløpet. Arbeidet de la ned i planleggingsperioden var avgjørende for at de kunne kjøre et tidsmessig stramt innplasseringsløp, og ha en åpen og involverende prosess med god informasjon og gjennomføring.

- Vi lagde detaljerte planer og oversikter, og vi brukte malene som lå på Arbeidsgiverportalen, sier seniorrådgiver i HR Marianne Kratz.

Statsbygg sitt løp for innplassering:

  • Arbeidsgiver la frem forslag til mulige organisering i juni. Dette gav tid til refleksjon og modning.
  • Partene drøftet forslaget 28. september, forhandlet ny organisasjon 15. oktober. Ny organisasjon starter 1. januar 2019.
  • Kriterier for innplassering skulle benyttes der flere ønsket seg samme stilling. Kriterier var i prioritert rekkefølge:
  1. Kompetanse
  2. Ansiennitet
  3. Sosiale forhold
  • Medarbeidere ble inndelt i tre ulike grupper; De som beholder nåværende stillingsinnhold, de som gjenfinner en vesentlig del av sitt stillingsinnhold og de som får endret grunnpreget på sitt stillingsinnhold.
  • De 330 som beholdt sitt nåværende stillingsinnhold fikk tilsendt brev om dette.
  • De 130 medarbeideren som ikke beholdt sitt nåværende stillingsinnhold fikk tilsendt innkalling til omstillingssamtaler. Innkallingen gikk ut samtidig til alle, for å unngå uønskede spekulasjoner.
  • Omstillingssamtaler ble holdt i perioden 17. oktober til 31. oktober. I samtalene deltok HR, leder til den berørte lederen og den berørte selv. Alle ble informert om at de kunne ha med tillitsvalgt eller en annen tillitsperson til omstillingssamtalene.
  • En innplasseringskomité, som bestod av personer i den berørte delen av organisasjonen og HR, hadde fire møter for å komme med forslag til innplassering av alle. Innplasseringskomiteens protokoll fra møtene ga mulighet for innsyn i prosessen for den enkelte som var berørt. Dette var med på å skape trygghet. En styringsgruppe vedtok endelig innplassering.

Marianne Kratz og Jan Ombudstvedt har følgende tips til andre:

  • Kunnskapsfangst er nyttig, snakk med andre som har vært igjennom det samme.
  • Les Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer om personalpolitikk ved omstillingsprosesser
  • Veiledning og malene på Arbeidsgiverportalen sparte oss for arbeid og vi kunne bruke tid på andre viktige forhold i prosessen.
  • Kjør en åpen prosess med god informasjon. Vi brukte intranettet for å informere om prosessen underveis. I tillegg la vi ut drøftingsnotat, status i arbeidet, og maler og skjemaer vi skulle benytte.
  • Gi utdypende informasjon i brev om innplassering og i innkallinger til omstillingssamtaler slik at de som møter opp føler seg godt informert og forberedt.

HR i Statsbygg utarbeidet følgende:

HR i Statsbygg utarbeidet følgende materiell til bruk i innplasseringsarbeidet:

Fra Arbeidsgiverportalen: 

Både Jan Ombudstvedt og Marianne Kratz ligger i Erfaringsrommet - og det gjør også mange andre kompetente fagpersoner i staten.