Ofte stilte spørsmål om omstilling

Omstilling kan føre til omorganisering av virksomheten på en eller flere måter. Her finner du de vanligste spørsmålene Difis veiledningstjeneste har fått innen en rekke omstillingstemaer.

Publisert: 06. jun 2019, Sist endret: 12. jun 2019

Omorganisering og endring av arbeidsprosesser

Kan jeg gjøre justeringer i fordelingen av oppgavene mellom to av mine medarbeidere?

Ja, det kan du. Statsansatteloven pålegger statsansatte å godta endringer i organisering, oppgaver og ansvar. Endringen må være saklig begrunnet ut fra tjenestens art. Endringene må være i henhold til arbeidsavtalen, stillingstypen og praksis knyttet til endringer av stillinger generelt i virksomheten.

Ønsker dere fleksibilitet når det gjelder omplasseringsmuligheter, anbefales at det i kunngjøringen eller i ansettelseskontrakten ikke spesifiserer hvor i organisasjonen en stilling skal være plassert, men for eksempel si at stillingen «for tiden» er plassert i avdeling/seksjon X.

Det vil være klokt å ta opp endringene med de ansatte før de iverksettes.

Har vi lov til å omdisponere ansatte i en periode når virksomheten har fått endret noe av sin oppgaveportefølje?

En midlertidig omdisponeringsrett er en del av arbeidsgivers styringsrett.

Må vi forhandle endring av oppgavefordeling mellom stillinger eller enheter med de tillitsvalgte?

Nei, etter hovedavtalens § 19 kan dette besluttes av deg som arbeidsgiver i kraft av styringsretten. Som arbeidsgiver har du derimot informasjonsplikt om endringene etter hovedavtalens § 17, 3, og de ansatte kan kreve drøfting i henhold til hovedavtalens § 18, 2. Det er viktig at endringen er saklig begrunnet ut fra tjenstlige behov.

Vi skal flytte to medarbeidere organisatorisk fordi det er mest logisk med hensyn til avdelingene. Hvordan bør vi gjøre dette formelt?

Siden dette er endringer dere kan gjøre i kraft av arbeidsgiverens styringsrett jf. statsansatteloven § 16, behøver dere ikke å gjøre noe formelt overfor de ansatte eller fagforeningene. Dere bør likevel informere de ansatte om begrunnelsen. Dersom dere syns det er hensiktsmessig, kan dere også informere de tillitsvalgte. Det er som regel lurt å informere for mye enn for lite for å få til en smidigere endring i virksomheten.

Vi har en leder som får ansvar for 50 prosent flere ansatte. Er det en så stor endring at stillingen må lyses ut?

Endring av antall ansatte en leder får ansvar for, er i utgangspunktet en endring som ikke påvirker stillingens grunnpreg og er innenfor arbeidsgivers styringsrett. Dersom det faglige ansvarsområdet, som følge av endringen, utvides og endrer seg vesentlig, må dere lyse ut stillingen som ledig. Grensen for når en stilling må lyses ut, må vurderes konkret i hvert tilfelle.

Vi har omorganisert og redusert antall ledere i virksomheten. Kan en tidligere leder da beholde lønn og tittel?

HTA § 10 hjemler retten til å beholde lønnen dersom arbeidstaker på grunn av omorganisering overføres til lavere lønnet stilling. I utgangspunktet kan ikke en statsansatt kreve å beholde tittel etter en omorganisering jf. s. 28 i KMDs hefte Personalpolitikk ved omstillingsprosesser. HTA § 10 sier ikke noe om stillingskoder – bare om lønn.

Innplassering i en stilling

Er det et krav at den ansatte skal få vurdere forslaget til innplassering før vi som arbeidsgiver tar en beslutning?

Det er ikke et krav at de ansatte skal vurdere forslag til innplassering før dere fatter et vedtak, men vi anbefaler at de får anledning til å gi sin vurdering til forslaget. Dette for å sikre god forankring av resultatet av omorganiseringen. I prosesser hvor det er inngått omstillingsavtaler, vil slike rettigheter ofte være regulert i avtalen eller vedlegg til denne. Se også prosessbeskrivelsen for omstilling på Arbeidsgiverportalen.

Trenger ansettelsesrådet behandle innplasseringer i «annen passende stilling»?

Nei, innplassering i annen passende stilling, jf statsansatteloven § 19, annet ledd, er innenfor arbeidsgivers styringsrett og kan skje administrativt.  Ansettelsesrådet trenger ikke å behandle disse innplasseringene.

Kan vi omplassere internt overtallige uten behandling i ansettelsesrådet når flere er aktuelle for en passende stilling?

Dersom dere har flere interne som er kvalifisert til en stilling, skal den best kvalifiserte innplasseres.  Beslutningen om innplassering foretas av dere som arbeidsgiver og skal ikke behandles av ansettelsesrådet.

Vi vurderer å fristille alle ansatte slik at de må søke på egne stillinger. Er dette en anbefalt vei å gå?

Vi vil ikke anbefale at dere legger opp til en prosess hvor alle ansatte må søke på egne stillinger. Vi viser her til pkt. 5.4.2 i KMDs veiledning Personalpolitikk ved omstillingsprosesser. 

Krav til utlysning av ledig stilling

Vi er i en omstillings- og nedbemanningsprosess og ønsker ikke å lyse ut ledige stillinger eksternt. Hva er saksgangen vi må følge?

Har dere en ledig stilling, må dere for det første vurdere om noen har intern fortrinnsrett til stillingen, jf statsansatteloven § 19, annet ledd.

Statsansatteloven har ikke lenger noen hjemmel til å ta inn unntak fra plikten til å lyse ut ledige stillinger i virksomhetens personalreglement, slik tjenestemannsloven tidligere åpnet for. Siden dere er i en nedbemanningssituasjon, kan dere imidlertid med hjemmel i særavtalen om adgang til å fravike statsansatteloven § 4 unnta ledige stillinger fra ekstern utlysning. Dette forutsetter enighet med tjenestemannsorganisasjonene.

Ledige lederstillinger må alltid lyses ut eksternt.

Vi har gjennomført en omorganisering og innplassert ansatte. En seksjonsleder, som aksepterte tilbud om innplassering i annen passende stilling, ønsker nå å gå tilbake til opprinnelig lederstilling. Kan vi trekke utlysningen og tilby henne stillingen igjen?

Det er fullt mulig å avbryte og trekke tilbake en rekrutterings/ansettelsessak, hvis dere underveis har kommet til at det ikke har noe for seg å ansette nye eller av andre grunner ønsker å utsette eller avslutte prosessen. Dette vil være opp til dere som arbeidsgiver å vurdere.

Kan vi avgrense hvem som kan søke dersom vi er enige om at ledige stillinger kun skal utlyses internt, jf særavtalen om unntak fra statsansatteloven § 4?

Nei, dere kan ikke avgrense hvem som kan søke på en stilling dersom dere kun lyser ut stillingene internt.

Virksomhetsoverdragelse

Ved virksomhetsoverdragelse ut fra staten vil ansatte som er omfattet ha både reservasjonsrett og valgrett. Gjelder dette også midlertidig ansatte?

Det er ikke gjort noen avgrensning rundt midlertidig ansatte i arbeidsmiljøloven kap. 16. Midlertidig ansatte vil derfor også omfattes av virksomhetsoverdragelsesreglene.

Tradisjonelt har formålet med virksomhetsoverdragelsesreglene vært å beskytte arbeidstakernes rettigheter ved overføring av hele eller deler av virksomheten til ny arbeidsgiver. Reglene skal sikre at arbeidsforholdene fortsetter uavhengig av overføringen, og at arbeidstakerne opprettholder så uendrede lønns- og arbeidsvilkår som mulig etter overføringen.

Er det riktig at de som reserverer seg mot å følge med til ny arbeidsgiver må sies opp fra sin statlige stilling?

Ved virksomhetsoverdragelse ut av statsforvaltningen vil de berørte ansatte både ha en reservasjons- og en valgrett. Dersom valgretten benyttes, og en ansatt ikke ønsker å følge med virksomheten, vil ikke dette i seg selv være hjemmel for oppsigelse. I et slikt tilfelle vil statsansatteloven § 19, annet ledd gjelde, det vil si dere som arbeidsgiver må vurdere om det finnes annen passende stilling i virksomhetene først. Kan det dokumenteres at dette ikke er tilfelle, vil det foreligge hjemmel for oppsigelse etter § 19, første ledd.

Stemmer det at særavtaler ved geografisk flytting ikke kommer til anvendelse ved virksomhetsoverdragelse når den ansatte overføres fra privat virksomhet til staten?

I utgangspunktet vil de berørte ansatte være omfattet av det regelverket som gjelder for den private virksomheten. I HTA pkt. 5.5 nr. 2 heter det imidlertid at ved overføring av virksomheter til det statlige tariffområdet, så blir de berørte arbeidstakerne omfattet av statens avtaleregler fra overføringstidspunktet. Det vil da være dette tidspunktet som avgjør om rettigheter i statlige særavtaler kommer til anvendelse ved flyttingen.

Flere arbeidssteder etter omstilling

Kan arbeidsgiver ensidig pålegge en ansatt å ha to eller flere arbeidssteder som følge av en omorganisering?

Ja, endring av arbeidssted innenfor en kommune er normalt innenfor arbeidsgivers styringsrett. Dersom nytt arbeidssted innebærer ukependling eller at den ansatte må bytte bosted, så vil det normalt være utenfor hva den ansatte må godta.

Det er ikke noe krav om at en arbeidstaker kun skal ha ett arbeidssted. Reglene knyttet til endring av stilling, og grensene for arbeidsgivers styringsrett, jf statsansatteloven § 16, avgjør hvilke endringer som er tillatt.

Er det noen forskjell på om en ansatt blir pålagt å ha to arbeidssteder som en konsekvens av en omstilling eller ikke?

Dersom tjenestestedene for denne personen opprettes som følge av en omstilling, vil det være enklere å komme fram til økonomiske og andre ordninger siden det er særavtaler som hjemler ulike ytelser til de som blir berørt av en omstilling. Ved bruk av styringsretten (beordring eller lignende), vil det være den geografiske avstanden som begrenser styringsretten. Er den geografiske avstanden for stor, vil det å pålegge to arbeidsteder være utenfor styringsretten, Vilkår for oppsigelse kan imidlertid foreligge etter statsansatteloven § 19, første ledd om den ansatte ikke aksepterer ordningen.  

Rettigheter for midlertidig og faste ansatte

Har midlertidig ansatte ved nedbemanning samme rettighet ved innplasseringsløpet som fast ansatt og har de ekstern fortrinnsrett?

Midlertidig ansatte vil ikke ha rett til å bli vurdert innplassert i annen passende stilling som er fast og de vil heller ikke ha ekstern fortrinnsrett, jf forskrift til statsansatteloven § 8, første ledd.

Dersom den midlertidig ansatte har vært ansatt i mer enn tre år har vedkommende på visse vilkår samme rettigheter som fast ansatt.

Arbeidsavtaler ved omorganiseringer

Vi skal gjennomføre en omorganisering ved å opprette en ny avdeling og omplassere de ansatte. Må vi inngå nye arbeidsavtaler?

Nei, det er ikke nødvendig. Det anbefales imidlertid at det utarbeides et brev som opplyser om endringen.

Ønsker dere fleksibilitet når det gjelder omplasseringsmuligheter, anbefales at det kunngjøringen eller ansettelseskontrakten ikke spesifiserer hvor i organisasjonen en stilling skal være plassert, men for eksempel si at stillingen «for tiden» er plassert i avdeling/seksjon X.

Er det formkrav når en seksjonsleder skal bytte seksjon innenfor samme avdeling?

Nei, det er ikke egne regler for ledere i slike situasjoner så lenge det er snakk om samme stillingsnivå og stillingen har samme grunnpreg.

Bruk av virkemidler ved omorganisering

Vi utreder muligheten til å gi sluttpakker til noen av våre eldre medarbeidere. Hva er de statlige retningslinjer på dette?

Adgangen til å gi ansatte sluttvederlag er regulert i Særavtale om virkemidler ved omstilling. Sluttvederlag er regulert i avtalens punkt 12 og skal utgjøre mellom 6 og 24 månedslønn avhengig av antall faktiske tjenesteår i staten.

Bruk av sluttvederlag og andre virkemidler kan kun brukes i forbindelse med geografisk flytting og/eller nedbemanning. Bruk av virkemidlene etter avtalen skal drøftes med de tillitsvalgte.

Vi skal utbetale sluttvederlag for flere ansatte med en måneds betaling for hvert «faktiske» tjenesteår. Hvordan beregner vi en ansatt som har jobbet i 80 prosent stilling med 20 prosent ulønnet omsorgspermisjon?

Det er stillingsbrøken i arbeidsavtalen som skal legges til grunn for beregningen. Det skal ikke tas hensyn til om stillingsbrøken midlertidig er redusert som følge av permisjon på grunn av sykdom eller omsorg. Eventuell kortere eller lengre fungeringstid i høyere stilling skal ikke medregnes i grunnlaget. Sluttvederlaget kan betales ut som en engangssum, eller betales i månedlige rater dersom arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om det.

Vi har én ansatt som skal omplasseres til en annen del av virksomheten. Vedkommende får lengre reisevei og økte reisekostnader. Vil den ansatte ha rett til virkemidler etter de sentrale særavtalene?

Når det er snakk om én person, som nå tilbys arbeidsoppgaver et annet geografisk sted, er denne endringen hjemlet i arbeidsgivers styringsrett og disse særavtalene vil ikke gjelde. Om dere ønsker å kompensere for de økte reisekostnadene, må dere gjøre dette i form av økt lønn eller lignende gjennom de årlige lokale lønnsforhandlingene i virksomheten.

Vil en ansatt med to arbeidssteder få dekket reise til tjenestested nummer to eller tre etter særavtalen om dekning av utgifter til reise og kost innenlands?

Bestemmelsene i Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested gjelder fra dag én dersom det er snakk om en permanent endring av arbeidssted, jf. § 1 nr 1 bokstav a i regelverket.

Generelt anbefaler vi derfor at den ansatte har ett arbeidssted og at reiser til det andre arbeidstedet dekkes etter reglene for tjenestereiser. Dersom endringene er et resultat av en omstilling i virksomheten, vil også Særavtalen om virkemidler til bruk ved omstillinger i staten kunne komme til anvendelse.

Beslutningsprosess og medbestemmelse

Hva er riktig fremgangsmåte for å sikre tilstrekkelig medbestemmelse når vi skal gjennomføre en politisk besluttet omstilling?

Hovedavtalen § 5 nr. 1 gjør unntak for medbestemmelse ved politiske beslutninger eller beslutninger knyttet til politiske prioriteringer. I pkt 5.3.3 i revidert utgave av KMDs veiledning Personalpolitikk ved omstillingsprosesser står det i siste avsnitt at selve gjennomføringen av en politisk beslutning er gjenstand for medbestemmelse etter HA § 5 nr. 3

Det er altså kun den politiske beslutningen det ikke er medbestemmelse på. Den politiske beslutningen ligger fast og partene lokalt kan ikke endre på dette. Vi anbefaler at partene setter seg godt inn i hva den politiske beslutningen sier, og avklarer eventuelt med departementet om det er eventuelle spørsmål eller uklarheter.

Selve gjennomføringen av den politiske beslutningen er det medbestemmelse på, og denne gjennomføres i henhold til Hovedavtalens regler.

Kan vi benytte særavtale om bruk av virkemidler ved omstillinger i staten uten en omstillingsavtale?

Det trengs ikke en omstillingsavtale for å kunne benytte virkemidlene nedfelt i sentrale særavtaler. De virkemidler man da blir enige om dokumenteres andre steder enn i omstillingsavtalen. 

Hvorfor er det nødvendig å inngå en omstillingsavtale ved en omstilling?

Formålet med en omstillingsavtale er at den skal si noe om hvem som skal utøve partsrettighetene i omstillingsprosessen, og at den skal angi rammene for omstillingen.

Der hvor flere virksomheter blir vesentlig berørt av omstillingen, skal det inngås en omstillingsavtale, se hovedavtalen § 11. Partene kan også lokalt inngå omstillingsavtaler ved interne omstillinger av et visst omfang og størrelse. Avtalen inngås i forkant av omstillingsprosesser. Avtalen gir økt trygghet for at prosessen vil foregå i ryddige former, og den er med på å sikre samarbeide mellom partene.  

Hva innebærer «i forståelse med sitt fagdepartement» i teksten om særavtaler om virkemidler ved omstilling?

Særavtalen om virkemidler ved omstilling sier i del 1.2 om fullmakter følgende: «Virksomhetene kan i samarbeid med de lokale organisasjonene, i forståelse med sitt fagdepartement og innenfor budsjettrammene, bruke virkemidler i samsvar med det som er fastsatt i denne særavtale.

Generelt er det opp til den enkelte virksomhet, og i samsvar med avtalt styringsdialog med overordnet departementet, å bestemme i hvilken grad departement bør involveres og på hvilken måte i slike saker. 

Ordlyden «i forståelse med sitt fagdepartement» er nok først og fremst tatt inn i særavtalen for å sikre at overordnet departement blir involvert der valg av virkemidler innebærer behov for økt budsjettramme for virksomheten. En beslutning om tilførsel av økonomiske midler må fattes av overordnet departement. For å ivareta departementets informasjonsbehov, vil det uansett være fornuftig å fremlegge et utkast til hvilke virkemidler dere ønsker å bruke for departementet, men beslutningen om hvilke virkemidler som til slutt blir valgt å tilby er det opp til dere som virksomhet å avgjøre.

Om vi lager avtale om medbestemmelse ved omstilling – hvem er da avtaleparter?

Dersom omstillingen gjelder én virksomhet, og den ene parten i virksomheten krever at det inngås avtale om medbestemmelse ved omstilling, vil partsforholdet være fastsatt i tilpasningsavtalen for virksomheten.
       
Når omstillingen omfatter flere virksomheter under samme departement, så heter det i hovedavtalen § 11 nr. 1 at omstillingsavtalen skal inngås mellom «vedkommende fagdepartement og de berørte tjenestemannsorganisasjoner». Dette innebærer at avtalen skal inngås mellom fagdepartementet og   tjenestemannsorganisasjonene på forbundsnivå til de parter som har rettigheter på virksomhetsnivå, jf. hovedavtalen § 14.
       
Der hvor en omstilling gjelder flere virksomheter under flere fagdepartement, skal avtalen inngås mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og hovedsammenslutningene.  Ansvarlige fagdepartement tar initiativ overfor KMD til å inngå avtalen. Hovedsammenslutningene utpeker tillitsvalgte i samsvar med reglene i malen til omstillingsavtale punkt 1.4.

Ved endring av organisasjonskart, kan vi som arbeidsgiver be organisasjonene om å behandle saken konfidensielt, og ikke diskutere endringene med medlemmene?

Nei, i de fleste tilfeller har de tillitsvalgte behov for og adgang til å diskutere forhold i organisasjonen inklusiv organisasjonskartet med sine medlemmer.

Det er imidlertid mulig for arbeidsgiver å pålegge taushetsplikt for organisasjonene når saksforholdet tilsier det, se hovedavtalen § 36 nr. 9:

«Når tillitsvalgte deltar i behandling av saker hvor det foreligger taushetsbelagte opplysninger, skal arbeidsgiver opplyse om dette og pålegge også de tillitsvalgte taushetsplikt, jf. også arbeidsmiljøloven § 8-3. Er opplysninger graderte, skal organisasjonene stille med sikkerhetsklarerte og autoriserte tillitsvalgte».

Har statsansatte, som har fått forhåndsvarsel om at de er i utvalgskrets for nedbemanning, rett til å kreve å få se navn på hvem som er i kretsen?

Dette er en prosess som eventuelt kan ende med en oppsigelse. En oppsigelse vil være et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. De ansatte som har fått forhåndsvarsel er part i saken og vil ha rett til innsyn i sakens dokumenter etter forvaltningsloven §§ 18 -19. Dette tilsier at de som er i utvalgskretsen kan se navnene på dem det gjelder.

 

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*