Dette må du gjøre som arbeidsgiver

Som arbeidsgiver er du ansvarlig for prosessene rundt rekruttering, tilrettelegging og selve ansettelsesforholdet med traineen.

Publisert: 15. Apr 2019, Sist endret: 15. Apr 2019

Dette er prosessen og virksomhetens oppgaver gjennom traineeprogrammet:

Finne ordinære stillinger

Stillingene som utlyses i traineeprogrammet skal være basert på stillinger som ville blitt utlyst i alle tilfeller. Det er altså ikke tale om at man oppretter nye stillinger.

Stillingene kan være både faste og midlertidige. 

Traineer kan ansettes midlertidig inntil to år, med mulighet til å forlenge inntil ett år. 

Det skal tas utgangspunkt i at traineene har tilnærmet full arbeidsevne, gitt riktig tilrettelegging. 

Utforme utlysningstekst

Utforming av utlysningsteksten vil i hovedsak være opp til virksomheten selv, men du må fremheve at:

  • den utlyste stillingen er en del av traineeprogrammet
  • stillingen er forbeholdt personer med nedsatt funksjonsevne og høyere utdanning
  • søkere som har nedsatt funksjonsevne må gjøres oppmerksom på at denne opplysningen kan brukes til statistikkformål i samsvar med kravene i personvernforordningen artikkel 13 og 14. 

Refleksjoner du kan gjøre deg

Hvilke signaler sender du til søkeren i utlysningsteksten? Innhold, språk og tone kan ha betydning for søkerens motivasjon til å søke på stillingen. 

Hvem retter du deg mot?

  • Hva trenger dere egentlig av kompetanse i virksomheten?
  • Hva mangler dere? 
  • Hva må vedkommende kunne for å utføre dette? Et skille mellom må-krav og bør-krav kan hjelpe søkeren til å oppfatte hva som er essensielt for stillingen.

Hvor troverdig er du?

  • Hvordan formidle informasjon om traineeprogrammet? Gjennom regjeringens krav om inkludering eller egen personalpolitikk? Tar virksomheten eierskap og ser verdien ved mangfold?
  • Hvilken informasjon gir du om arbeidsstedet? Er det et sted søkeren vil jobbe? 

 

Påmelding til traineeprogrammet

Som virksomhet melder du deg på traineeprogrammet i staten ved å melde inn aktuelle stillinger som skal tilbys traineer.

Ved påmelding skal dere oppgi kontaktinformasjon, antall stillinger som dere vil ha med i programmet og legger ved lenke til utlysningstekst for disse stillingene. 

Påmeldingsfrist: 7. juni 2019

Annonsere stillingene

Dere annonserer stillingene som vanlig på virksomhetens egne nettsider og gjennom andre kanaler (for eksempel finn.no, nav.no, LinkedIn, med mer). 

KMD og Difi lager i tillegg en fellesutlysning med oversikt over alle virksomheter som deltar i Traineeprogrammet. Her dirigeres søkeren til den enkelte virksomhets rekrutteringssystem. Det opprettes også en annonsekampanje i ulike kommunikasjonskanaler som gir god markedsføring av stillingene. 

Hvem kan søke på stillingen? 

De som ansettes må ha nedsatt funksjonsevne og høyere utdanning, og være kvalifisert til å fylle en normal stilling i staten. De skal kunne jobbe tilnærmet 100 prosent stilling, med tilrettelegging på arbeidsplassen.

Nedsatt funksjonsevne defineres ofte som tap eller skade på en kroppsdel eller i en av kroppens funksjoner. Slik vi definerer nedsatt funksjonsevne i denne sammenhengen vil det omfatte fysiske og psykiske funksjoner.

  • Fysiske funksjoner er for eksempel bevegelses-, syns- eller hørselsfunksjon.
  • Med nedsatt psykisk funksjonsevne menes sykdommer og tilstander som regner som psykiske lidelser.
  • Funksjonsnedsettelsen kan skyldes sykdom, skade eller være medfødt.

I statsansatteloven betyr nedsatt funksjonsevne at det trengs tilrettelegging på arbeidsplassen. Konkret forutsettes det at den nedsatte funksjonsevnen ikke viser til forbigående og/eller er bagatellmessige forhold som ikke påvirker funksjonen i nevneverdig grad.

Verifiser at søkerne er i målgruppen

For at søkerne skal bli vurdert for stillingen må de bekrefte at de er i målgruppen for traineeprogrammet. Søkere må ha nedsatt funksjonsevne og høyere utdanning. 

Det kan ikke stilles krav til beskrivelse av diagnose. Verifisering handler kun om søkeren har nedsatt funksjonsevne og behov for tilrettelegging. 

Vi publiserer eksempeler for hvordan dere kan verifisere søkere så snart dette er klart. 

Gjennomføre rekrutteringsprosessen

Din virksomhet er ansvarlig for gjennomføring av rekrutteringsprosessen. Det er dere som mottar søknadene, intervjuer søkere og ansetter på vanlig måte. 

Når dere har fått inn søkerne i eget rekrutteringssystem, står dere fritt til hvordan rekrutteringsprosessen legges opp og hvor lang tid dere vil bruke. 

Rekruttering som har en åpen og inkluderende tilnærming er profesjonell rekruttering. 

En god intervjuprosess

I intervjuet har du som abeidsgiver anledning, og også rett til, å stille spørsmål om behov for tilrettelegging på arbeidsplassen. Du har imidlertid ikke anledning til å stille eksplisitte spørsmål om diagnoser. 

Dersom søkerne mot formodning ikke er kvalifiserte kandidater, kan dere velge å stoppe prosessen og trekke dere som deltakende virksomhet i traineeprogrammet i staten. Avmedling sendes til traineeprogrammet@difi.no.

Ansettelse 

En god match mellom arbeidsoppgaver og traineens kompetanse er en viktig forutsetning for at erfaringene skal bli gode. På den måten kommer funksjonsnedsettelsen i bakgrunnen for oppmerksomheten, og kompetanse og jobbutførelse kommer i sentrum. 

Det er variasjon mellom virksomhetene for hvilket tidspunkt det er hensiktsmessig med oppstart av stillingen. Virksomheten bestemmer derfor oppstart av stilling selv og etter avtale med trainee. 

Personen som ansettes som trainee arbeider under virksomhetens rammer, og får vanlig lønn i henhold til kvalifikasjoner. 

Tilrettelegge for traineen og følge opp

Traineene har svært ulike behov for tilrettelegging, og det er viktig at du som leder er oppmerksom på dette. Noen har for eksempel synlige fysiske behov som ramper, dørterskler eller hørselslynger. Andre trenger mer organisatorisk tilrettelegging som hjemmekontor, justering av arbeidstid eller fordeling av oppgaver.

Les mer om hvor du kan henvende deg for veiledning og hjelp til ulike tjenester innen tilrettelegging

Husk at tilretteleggingen ikke "blir ferdig" etter en periode. Tilrettelegging og oppfølging fortsetter kontinuerlig i form av oppfølgingssamtaler og en åpen løpende dialog om arbeidsforhold, arbeidsmengde og -innhold. 

Tips til tilrettelegging og oppfølging

  • Forbered den fysiske arbeidsplassen, både teknisk og praktisk, før den nyansatte begynner i stillingen slik at arbeidsforholdene er lagt til rette så tidlig som mulig. 
  • Tilrettelegging kan også bety fleksibilitet. Avklar kapasitet og eventuelle behov for en fleksibel arbeidshverdag med trainee. 
  • Utarbeid en plan med konkrete arbeidsoppgaver som traineen kommer raskt i gang med. 
  • Avklar forventninger. Du som leder stiller krav til traineen, men er også imøtekommende og fleksibel når det kommer til tiltenkte arbeidsoppgaver, organisering, samarbeidskolleger og -metoder og andre faktorer vedrørende arbeidshverdagen.
  • Ha en åpen dialog. Avklar hvordan den ansatte ønsker å bli introdusert til kollegaer og andre personer i virksomheten. Ikke presenter den nyansatte som trainee da det kan være stigmatiserende. 
  • Jevlige møter mellom deg som nærmeste leder og trainee. Sett av tid til tett oppfølging! 
  • Gjennomfør strukturert to- og femmånederssamtalen (jf. God start). 
  • Sett den nyansatte traineen i kontakt med et fagmiljø og faglige samarbeidspartnere. 
  • Evaluer underveis.
  • For nyansatte i midlertidige stillinger er det viktig å være åpen og tydelig om mulighetene for fremtidig fast jobb. 

Innfasing

Traineene er vanlige ansatte som må inn i virksomhetens introduksjonsprogram. Difi har laget en startpakke for nyansatte i staten med e-læringskurs om grunnleggende forvaltningskunnskap. Dette er innfasing de kan starte med før første dag på jobb. 

God start! - Startpakke for nyansatte i staten 

Mer om:

Introduksjon og innfasing

Utnevn en mentor og en fadder

Alle nyansatte trenger ekstra personlig bistand i startfasen av sin jobb for å fungere godt på arbeidsplassen. 

Som arbeidsgiver må du skaffe en mentor og en fadder som kan stilles til rådighet for traineen. 

Fadders rolle

Fadderen skal være en uformell støttespiller, og hjelpe traineen både praktisk og sosialt i arbeidshverdagen. For eksempel kan fadderen vise frem rekvisitarom, kantina og sørge for at traineen raskt kommer inn i miljøet. 

Mentors rolle

  • En samtalepartner og ressursperson
  • En god lytter og stiller gode, åpne spørsmål
  • En støtte og rådgiver i utfordrende situasjoner og rundt traineens medarbeiderskap
  • Utøver empati, gir motivasjon og bidrar til å skape gjensidig tillit 
  • En person fra virksomheten med mye kunnskap og erfaring, og et engasjement for deling

Tips til gjennomføring

  • Behovsavklaring. Avklar tydelig hva som forventes av deg som mentor og hva traineen må følge opp
  • Kjøreregler. Avklar tydelige retningslinjer eller regler for samtalene. 
  • Kontraktsignering mellom mentor og trainee (eksempel)
  • Sett av tid i kalenderen til jevnlige og faste møtetider
  • Ha en konkret agenda for møtene

Tips til samtaletemaer

  • Siden sist: Hvordan har du det på jobb? 
  • Yrkesrollen
  • Planlegging og gjennomføring av arbeidsoppgaver 
  • Karriere
  • Samhandling med ulike medarbeidere 
  • Egne styrker og svakheter 

Mentoren vil også involveres under deler av traineesamlingene. 

Fremdriftsplan 2019 Per april 2019. Med forbehold om endringer. 
AktivitetAnsvarligMilepæler/tidsfrister
Invitasjon til statlige virksomheter med oppfordring om å deltaKMDUltimo april
Informasjonsmøte om traineeprogrammet til statlige virksomheterDifi15. mai 2019, kl. 09-11
Påmeldingsfrist for statlige virksomheter. Virksomheten07. juni 2019
Fellesutlysning/annonsekampanjeKMD/DifiUltimo juni
Personer i målgruppen søker på stillingeneSøkereJuli - 15. august
Felles søknadsfrist 15. august
Rekrutteringsprosess (virksomheten følger egne ansettelsesrutiner, men merk deg relevant regelverk for traineeprogrammet)Virksomheten15. august - oktober
Seminar for HR/ledere i deltakende virksomheter: rekruttering og tilretteleggingDifiUltimo august
Ansettelse av traineer VirksomhetenFra oktober
1. traineesamlingDifiNovember

 

Deldette

Kontakt

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*