Dette må du gjøre som arbeidsgiver

Som arbeidsgiver er du ansvarlig for prosessene rundt rekruttering, tilrettelegging og selve ansettelsesforholdet med den ansatte i traineeprogrammet.

Publisert: 15. Apr 2019, Sist endret: 26. jun 2020

Dette er virksomhetens oppgaver gjennom traineeprogrammet:

Ta beslutning om deltakelse

Det er naturlig at ledelsen på et egnet nivå i virksomheten tar beslutningen om deltakelse i traineeprogrammet. Ofte vil det være HR som lager behandlingsgrunnlaget for behandling på ledernivå. Da er det viktig å bidra til at beslutningen tas på et så godt grunnlag som mulig.

Ledelsen må være informert om at traineeprogrammet ses som en satsing i arbeidet med inkluderingsdugnaden, og at deltakelse i programmet teller når resultatene for inkluderingsdugnaden skal rapporteres. Deltakelse i traineeprogrammet bidrar til å gjøre terskelen for å få en mer inkluderende rekrutteringspraksis lavere. Stillingene i programmet er midlertidige, men mulighet for å gjøre om til fast etter endt program. Dessuten vil de som ansettes gjennom traineeprogrammet delta på et obligatorisk læringsløp i regi av DFØ, noe som også er en støtte til usikre ledere.

Finne ordinære stillinger

Som arbeidsgiver må du finne en eller flere ordinære stillinger som dere ønsker å utlyse som traineestillinger. Stillingene som utlyses i traineeprogrammet skal være vanlige stillinger som ville blitt utlyst i alle tilfeller.  Med ordinære stillinger menes at det ansettes under de samme prosedyrene når det kommer til stillingskode og lønn.

Stillingene i traineeprogrammet er midlertidige stillinger. Virksomheten har mulighet til å ansette deltakeren i et traineeprogram inntil to år, med mulighet for forlengelse i inntil ett år. Varigheten på stillingene vil derfor variere fra virksomhet til virksomhet. Det er også anledning til å gjøre om stillingen til fast stilling etter gjennomført traineeperiode, uten at stillingen utlyses på nytt.

Det er ikke gitt at stillingen må være en 100 prosent-stilling. Dette avgjøres ut ifra virksomhetens behov. Justering av stillingsprosent kan også være et tiltak for tilrettelegging avhengig av kandidatens behov.  

Det skal ikke legges opp til sirkulering i ulike deler av virksomheten.

Definer kvalifikasjonskravene for stillingen ved å utføre en jobbanalyse. En jobbanalyse er selve grunnlaget for rekrutteringsprosessen, og vil hjelpe deg til å skrive en god utlysningstekst. Du får en mer treffsikker rekruttering når gjør et grundig forarbeid og formulerer kompetansekrav som inkluderer.

Hvordan gjøre en god jobbanalyse?

Skriv en tydelig utlysningstekst

Basert på grunnarbeidet med jobbanalysen og kravene du har satt for stillingen, utformer du utlysningsteksten. Hvordan du skriver utlysningsteksten har betydning for hvilke kandidater du tiltrekker deg.

Basert på tidligere utlysningstekster gjennom traineeprogrammet har vi utformet seks anbefalinger til utlysningsteksten for at du skal nå kvalifiserte søkere i målgruppen.  

  1. Tydeliggjør at det er en stilling i traineeprogrammet
    -  Bruk tittel og/eller ingress til å synliggjøre tidlig at dette er en stilling som er en del av traineeprogrammet i staten
    -  Bruk for eksempel stillingstittel eller begrepet «ansatt» fremfor «trainee». Selv om det er en stilling gjennom traineeprogrammet er det fint for søkeren og den kommende ansatte å bli behandlet som en vanlig søker eller en vanlig ansatt.
    - Gjør det tydelig at stillingen er forbeholdt personer med nedsatt funksjonsevne og hull i CV-en.
    -  Beskriv kort hva traineeprogrammet er og hva det innebærer for søkeren.
  2. Dropp standardtekst om mangfoldserklæring
    - Stillingene i traineeprogrammet er kun for personer med nedsatt funksjonsevne og hull i CV-en. Å bruke mangfoldserklæringer som forteller at «alle er velkomne til å søke» vil forvirre søkerne.
  3. Sett tydelige rammer for stillingen
    - Går du for bredt ut? Åpne stillinger som «førstekonsulent/rådgiver/seniorrådgiver» kan gi store utfordringer når du skal vurdere kandidatene.
    - Presiser stillingsprosenten. Du kan også skrive i utlysningsteksten at stillingsprosenten kan justeres ved eventuelle tilretteleggingsbehov.  
    - Presiser stillingens varighet. Det er ikke gitt for søkeren hva en traineeperiode betyr.
  4. Forklar arbeidsoppgavene og formuler tydelige kvalifikasjonskrav
    - Beskriv arbeidsoppgavene og arbeidsprosessene i stillingen. Fortell hva kandidaten skal gjøre og hvordan.
    - Formuler tydelige kvalifikasjonskrav for stillingen  
  5. Sett krav til verifisering
    - Søkerne skal klart tilkjennegi at de er i målgruppen for programmet.
    - Bruk rekrutteringsverktøyet som førsteleddsvurdering om søkeren er i målgruppen.
    - Ikke ta det for gitt at søkeren krysser av for nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en. Fremhev i utlysningsteksten at søkeren må krysse av for nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en for å bli vurdert til stillingen.
    - Søkere som har nedsatt funksjonsevne skal også ha behov for tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Dette kan avklares senere i rekrutteringsprosessen.
  6. Fortell om statistikkformål
    -  Av hensyn til personvern bør du forklare i utlysningsteksten hva avkrysningen innebærer. Det er hensiktsmessig å forklare at det er avkrysningen, og ikke personen, som blir brukt til statistikkformål.
    -  Eksempel: «Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter».

Eksempel:

Anbefalinger og eksempler for utlysningstekst(PDF)

Brukertest av stillingsannonser i staten - rapport (PDF)

Meld inn stillingen til traineeprogrammet

Traineeprogrammet i staten gjennomføres med rullerende opptak. Det vil si at virksomhetene selv bestemmer tidspunkt for utlysning av stillingen, og setter egen søknadsfrist.  

Påmelding til traineeprogrammet skjer ved å melde inn den aktuelle stillingen. Du fyller ut informasjon om stillingen i påmeldingsskjemaet. Fyll ut ett skjema per stilling.

I påmeldingsskjemaet skal du fylle ut følgende:

  •  Informasjon om virksomheten som deltar
  •  Nøkkelinformasjon om stillingen (geografisk tilhørighet, stillingstittel, varighet og fagområde)
  •  Lenke til utlysningstekst for den aktuelle stillingen

LENKE TIL PÅMELDING

Utlyse stillingene

Dere bestemmer selv tidspunkt for annonsering av stillingen, og annonserer som vanlig på virksomhetens egne nettsider og gjennom andre kanaler (for eksempel finn.no, nav.no, LinkedIn, med mer). 

I tillegg sender dere en lenke til utlysningsteksten til DFØ sammen med påmeldingsskjemaet. Utlysningene vil da bli fortløpende lagt ut på Arbeidsgiverportalen. Her dirigeres søkeren til den enkelte virksomhets rekrutteringssystem på samme måte som fra andre steder annonsen publiseres. KMD vil i tillegg bidra med informasjon om programmet i relevante kanaler for å sikre god markedsføring av programmet. 

Hvem kan søke på stillingen? 

De som ansettes må være innenfor målgruppene for inkluderingsdugnaden, ha høyere utdanning, og ellers være kvalifisert til å fylle stillingen. De skal ha full arbeidsevne i den stillingsgraden som er utlyst, evt. med tilrettelegging på arbeidsplassen.

Gruppene som omfattes er definert i forskrift til statsansatteloven.

Nedsatt funksjonsevne er der definert som en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Konkret forutsettes det at den nedsatte funksjonsevnen ikke viser til forbigående og/eller er bagatellmessige forhold som ikke påvirker funksjonen i nevneverdig grad.

For å bli vurdert som søker med hull i CV-en må søkeren på søknadstidspunktet til sammen ha vært utenfor arbeid, utdanning eller opplæring i minst to år de siste fem årene. Fraværet må skyldes rus, soning eller sykdom, herunder psykisk sykdom, eller søkeren må i fraværsperioden ha vært aktivt arbeidssøkende.

Verifisere at søkerne er i målgruppen

For at søkerne skal bli vurdert for stillingen må de bekrefte at de er i målgruppen for traineeprogrammet.  Dette kan gjøres ved at det i annonseteksten framgår at de for å bli vurdert til stillingen må krysse av i jobbportalen når de søker stillingen. 

For søkere som krysser av for nedsatt funksjonsevne kan det ikke stilles krav til beskrivelse av diagnose. Verifisering handler kun om søkeren har nedsatt funksjonsevne og behov for tilrettelegging. I tilfeller der søkeren under intervjuet ikke kan gjøre rede for tilretteleggingsbehov, kan det stilles krav om legeattest som bekrefter at vedkommende er i målgruppen for programmet.

For de virksomhetene som ikke har avkryssingsmuligheter i sine jobbportaler, kan verifiseringen løses ved at man legger ved en oppfordring i automatisk svartekst/bekreftelses-e-post om å returnere en underskrevet egenerklæring.

Eksempel på tekst kan være:

"Jeg bekrefter at jeg er innenfor målgruppen for traineeprogrammet. Dette innebærer at jeg enten

  • har en funksjonsnedsettelse som krever tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Den nedsatte funksjonsevnen er ikke forbigående eller bagatellmessig, og påvirker funksjonen i nevneverdig grad
  • har vært utenfor arbeid, utdanning eller opplæring i minst to år de siste fem årene. Fraværet har vært ufrivillig."

​​​​​Ufrivillig fravær fra arbeidslivet kan skyldes rus, soning eller sykdom, herunder psykisk sykdom, eller at man i perioden ha vært aktivt arbeidssøkende.

Gjennomføre rekrutteringsprosessen

Virksomheten gjennomfører rekrutteringsprosessen. Her følger noen konkrete tips til gjennomføring:

  • Kunngjør stillingene i de rekrutteringskanalene og jobbportalene dere ønsker. For å treffe en bred søkermasse kan det være lurt å publisere stillingen på flere flater. Eksempel: NAV, FINN jobb, Jobbforalle, Inkludi, jobbnorge, karriereplassen, sosiale medier osv. I tillegg sender dere en lenke til utlysningsteksten til DFØ sammen med påmeldingsskjemaet. Utlysningene vil bli fortløpende lagt ut på Arbeidsgiverportalen. Søkeren dirigeres til den enkelte virksomhets rekrutteringssystem.
  • Dere mottar søknadene i eget rekrutteringssystem og setter egen søknadsfrist.
  • Vurder søkerne med varierte seleksjonsmetoder. Husk at det kan være aktuelt å tilrettelegge også i rekrutteringsprosessen, for eksempel under intervjuet. 
  • Du har ikke anledning til å stille spørsmål om diagnoser. Dette gjelder gjennom hele rekrutteringsprosessen, i intervjuet så vel som i referansesjekken.
  • Det er kvalifikasjonene og kompetansen som skal vurderes, og ikke graden av diagnosen dersom kandidaten har gjort deg kjent med den.
  • Det er god praksis å gi tilbakemelding til samtlige kandidater.  Forsøk å unngå automatiske standardsvar. Takk de som har søkt, men som ikke nådde frem. Husk at dette handler om god omdømmebygging.
  • Så snart dere har ansatt må dere sende kontaktinformasjon for den ansatte til DFØ. Alle som ansettes i stillinger i traineeprogrammet vil automatisk få plass i et obligatorisk læringsløp i form av et medarbeiderutviklingsprogram arrangert av DFØ. Vi tar direkte kontakt med den ansatte for gjennomføring av medarbeiderutviklingsprogrammet. Her kan du melde inn til DFØ.
  • Den ansatte får lønn og stillingsplassering i henhold til kvalifikasjoner.
  • Virksomheten bestemmer oppstart av stillingen selv etter avtale med den som er ansatt.
  • Dersom dere ikke finner den rette kandidaten, kan dere velge å stoppe prosessen og trekke dere som deltakende virksomhet i traineeprogrammet i staten. Avmelding sendes til traineeprogrammet@dfo.no

Starte innfasingen

Alle nyansatte trenger ekstra bistand i startfasen for å fungere godt på arbeidsplassen. Det er viktig med en god og aktiv innfasing i form av oppfølgingssamtaler og en løpende dialog om arbeidsforhold, arbeidsmengde og -innhold. DFØ har laget en startpakke for nyansatte i staten med e-læringskurs om grunnleggende forvaltningskunnskap. Dette er introduksjon og opplæring som de kan starte med før første dag på jobb.

God start! - Startpakke for nyansatte i staten 

Utnevn en fadder

Et effektivt virkemiddel i innfasingsprosessen er å utnevne en fadder som kan være med på å ta imot den nyansatte fra første dag på jobb. Fadderen er en uformell støttespiller, og kan hjelpe den nyansatte både praktisk og sosialt i arbeidshverdagen.

Tilrettelegging på arbeidsplassen

Utnevne en mentor

Traineeprogrammet består også av en mentorordning som en del av den ansattes medarbeiderutviklingsprogram. Arbeidsgiver skal utnevne en mentor fra virksomheten til den ansatte. Mentors rolle er mer formell sammenliknet med en fadder.

Mentoren skal gi den ansatte støtte, læring og innsikt i jobbutførelse og medarbeiderutvikling. Mentorordningen har verdi både for den ansatte og for mentoren selv. Mentoring er en læringsallianse mellom ansatt og mentor, nært knyttet opp mot utfordringer som den enkelte og virksomheten har. Det er en endringsprosess som kan fremme personlig utvikling for begge parter.  

Mentors rolle i mentorskapet

  • Være samtalepartner og ressursperson for den ansatte i traineeperioden.
  • Være en støtte og rådgiver i nye utfordrende situasjoner
  • Utøve empati, gi motivasjon og bidra til å skape gjensidig tillit 
  • Bidra med å definere behov hos den ansatte og assistere i målsetting
  • Hjelpe den ansatte å tilegne seg ny kunnskap, nye måter å tenke på og ta beslutninger på
  • Gjennomføre aktiviteter som den ansatte og mentor har blitt enige om

Den ansattes rolle i mentorskapet

  • Være motivert for å bli en bedre medarbeider
  • Ta ansvar for å bringe forbedrings- og læringsbehov inn i relasjonen
  • Vise et ønske om læring og resultatoppnåelse gjennom programmet
  • Gjennomføre aktiviteter som mentor og ansatt har blitt enige om
  • Akseptere og være åpen for input og råd fra en mer erfaren person

Gjennomføring av mentorordningen

Mentorordningen gjennomføres gjennom samtaler mellom mentor og den ansatte i traineeperioden. I perioden mellom samtalene utføres oppgavene og målene som er satt for både mentor og ansatt.  

Samarbeidsavtale mellom mentor og ansatt - eksempel

  • Rolleavklaring. Avklar tydelig hva som forventes av dere og hvilke roller dere har i mentor-ansatt-relasjonen.
  • Tidspunkter. Avklar samtalenes hyppighet, lengde og sted. Sett av tid i kalenderen og bli enige om faste møtetidspunkter.
  • Ansvar. Hvem har ansvar for hva? Hvordan skal dere forberede dere til samtalene?
  • Kjøreregler. Avklar tydelige regler for samtalene. 
  • Kontraktsignering. Det skal skrives en samarbeidsavtale mellom mentor og ansatt som ivaretar rammene for mentorskapet og taushetsplikten.
  • Agenda. Ha en konkret agenda for møtene. Bruk gjerne oppsettet for temaplan for samtalene.

Temaplan for samtaler - mentor og ansatt

Eksempler på samtaleemner

  • Siden sist: Hvordan har du det på jobb? 
  • Forstå ulike organisasjonsnivåer
  • Yrkesrollen
  • Planlegging og gjennomføring av arbeidsoppgaver 
  • Livs- og karriereplanlegging
  • Samhandling med ulike medarbeidere 
  • Egne styrker og forbedringspotensialer
  • Stressmestring som følge av økt ansvar
  • Samhandling med ulike medarbeidere

Merk! DFØ utvikler nytt medarbeiderutviklingsprogram høsten 2020. Vi vil komme tilbake med ytterligere informasjon så snart dette er klart. Både mentor og den ansatte vil få veiledning til gjennomføringen av mentorordningen.

 

Deldette

Kontakt

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*